Datenschutzerklärung von Ajax

1. Über uns

Wir sind AJAX SYSTEMS CH, Registrierungsnummer: HE 389004, und wir handeln als Verantwortlicher für Ihre persönlichen Daten. Sie können uns unter privacy@ajax.systems kontaktieren.

2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen unserer internen Sicherheitssysteme können wir die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten:

• technische Informationen zu Ihrer Ajax Hub-Zentrale (z. B. Modell und Seriennummer, Netzwerkeinstellungen einschließlich IP-Adresse, Ereignisprotokoll, aktuelle und frühere Gerätekonfiguration sowie Standort);
• von Ajax Geräten aufgezeichnete Daten über die Umgebung, einschließlich Temperatur, Geräuschpegel und Bewegungsdaten;
• Bilder, Audio- und Videoaufzeichnungen, die von Ajax Geräten erfasst werden.

Im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Produkte oder Services können wir folgende Daten verarbeiten:

• Informationen über Sie (einschließlich Ihres Vornamens, Nachnamens, Ihrer Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ihres Fotos);
• Kontaktdaten von Ihrem Gerät, die Sie bei der Einladung anderer Benutzer zu dem Produkt bereitstellen können (z. B. die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Person, die Sie einladen);
• eindeutige Identifikatoren wie Ihr Benutzername und Ihr Passwort;
• eindeutige Identifikatoren von Benutzern, die Sie mit dem Produkt verbunden haben, wie beispielsweise ihren Benutzernamen, ihre Rolle im Produkt und ihre E-Mail-Adresse;
• Informationen über Ihr mobiles Gerät, einschließlich des Typs, des Betriebssystems und der Sprache der Benutzeroberfläche;
• Ihre Standortdaten (wenn die Geofence-Funktion in der App aktiviert ist), um Erinnerungen zu senden, das System scharf oder unscharf zu schalten;
• den Inhalt von SMS-Nachrichten mit Zugangscodes, die an Nutzer der Android-Plattform bei der Registrierung oder bei Kontoänderungen gesendet werden;
• Informationen über Ihre Nutzung unserer Produkte und Services (einschließlich an unseren Server gesendeter App-Anfragen);
• im Zusammenhang mit Ajax Response dürfen wir die Informationen zum jeweiligen Vorfall zwischen Ajax PRO Desktop und Ajax Response nur in dem Umfang übertragen und verarbeiten, der für die entsprechende schnelle Eingreiftruppe des PRO-Benutzers (in diesen Fällen des Dienstleisters) erforderlich ist, um Maßnahmen zu ergreifen, einschließlich des Empfangs und der Bearbeitung des Vorfalls, der Routenplanung mithilfe von Navigationswerkzeugen Dritter sowie der Meldung des Status der Reaktion auf den Vorfall.

Wenn Sie sich an unser Kundendienstteam wenden, können wir Audioaufnahmen der Gespräche mit unserem Kundendienstteam verarbeiten.

Wenn Sie unsere Website besuchen, verarbeiten wir möglicherweise folgende Daten:

• Informationen, die Sie beim Ausfüllen von Formularen auf der Website bereitstellen, darunter unter Umständen Ihre persönlichen und Kontaktdaten;
• Ihre IP-Adresse, um Ihren Standort (Land) zu bestimmen.

Im Rahmen der persönlichen Kommunikation mit Mitarbeitern und Bewerbern für offene Stellen sowie bei Vorstellungsgesprächen und Besprechungen verarbeiten wir möglicherweise weitere personenbezogene Daten, die Sie im Rahmen der Kommunikation und/oder in den von Ihnen bereitgestellten Unterlagen (Lebenslauf, Anschreiben usw.) mitteilen, darunter unter anderem die folgenden:

• persönliche Informationen (Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Foto);
• eindeutige Kennungen (z. B. Benutzername, Anmeldung);
• vorherige Berufserfahrung;
• Informationen zur allgemeinen und beruflichen Bildung;
• Zertifikate, Diplome und Zeugnisse;
• Hobbys, Interessen und andere persönliche Vorlieben.

Im Rahmen der geschäftlichen Zusammenarbeit können wir personenbezogene Daten und andere Informationen verarbeiten, die wir über Support-E-Mail-Anfragen, Visitenkarten, Apps, Messenger usw. erhalten.

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten können die oben genannten Kategorien sowie Informationen über Partner und/oder deren Vertreter umfassen, wie zum Beispiel:

• Name;
• Position;
• Telefonnummern;
• E-Mail-Adressen.

Zusätzlich zu den oben genannten Verarbeitungsmethoden nutzt Ajax Technologien der künstlichen Intelligenz (im Folgenden auch „KI“ genannt), um die Effizienz interner Abläufe und Prozesse zu verbessern und die Kommunikation zu vereinfachen.

Die von künstlicher Intelligenz verarbeiteten Daten können in einigen Fällen personenbezogene Daten enthalten, die eine Person identifizieren, sofern diese Daten: a) öffentlich zugänglich sind; b) von Ihnen freiwillig bereitgestellt wurden.

Dazu gehören insbesondere:

• personenbezogene Daten (Nachname, Vorname, Vatersname);
• Kontaktdaten (Telefonnummern, E-Mail-Adressen);
• Informationen aus Visitenkarten, Anfragen usw.

Suchdaten können von unseren KI-Tools und Datenverarbeitern verarbeitet werden, um bei der Bearbeitung Ihrer Anfragen zu unterstützen. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass die KI bei der Erstellung eines Antwortentwurfs hilft oder die relevante Kategorie Ihrer Anfrage bestimmt. In Ausnahmefällen kann die KI Ihnen direkt eine Antwort senden, und Sie können sich jederzeit stattdessen an einen Ajax Mitarbeiter wenden. KI-gestützte Verarbeitung führt nicht zu einer Entscheidung, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruht und rechtliche Auswirkungen für Sie hat oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinflusst. Für die genannte Verarbeitung beauftragen wir Dienstleister, die ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleisten. Gleichzeitig betonen wir, dass die Datenverarbeitung durch Ajax begrenzt ist und ausschließlich zum Zweck der Verbesserung der Effizienz interner Abläufe und für damit verbundene Zwecke durchgeführt wird.

3. Warum wir Ihre Daten benötigen?

• Alle Daten, die wir über unsere internen Sicherheitssysteme erhalten oder wenn Sie unsere Produkte oder Services nutzen, werden ausschließlich zur Gewährleistung eines angemessenen Sicherheitsniveaus verarbeitet. Das bedeutet, dass wir diese Daten verarbeiten, um den Vertrag zu erfüllen, den Sie mit uns geschlossen haben. Wir sammeln keine Informationen, die nicht für die Bereitstellung dieser Dienste erforderlich sind.
• Darüber hinaus können die erhobenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses zu Analysezwecken und zur Verbesserung des Nutzererlebnisses verwendet werden. Diese Daten werden ausschließlich von Ajax verarbeitet und nicht an Dritte zur Verarbeitung weitergegeben.
• Wenn Sie zustimmen, unseren E-Mail-Newsletter zu abonnieren, werden wir Ihnen relevante Informationen über unser Unternehmen und neue Produkte zusenden. Indem Sie dem Erhalt des Newsletters zustimmen, erklären Sie sich auch damit einverstanden, dass wir Ihre Daten für Personalisierungszwecke verwenden, damit wir den Inhalt für Sie so relevant und ansprechend wie möglich gestalten können.
• Wenn Sie auf Schwierigkeiten oder technische Probleme mit Ihrem Gerät stoßen, können Sie uns einen Problembericht schicken, der Ihre App-Protokolldatei enthält. Wir werden diese Daten verarbeiten, um das Problem zu lösen und die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Diese Verarbeitung beruht auf unserem berechtigten Interesse, die Wettbewerbsfähigkeit unserer Lösungen auf dem Markt zu verbessern.
• Mit Ihrem Einverständnis verarbeiten wir außerdem Kontaktdaten von Ihrem Gerät, um Einladungen an Personen zu senden, die Sie dem Produkt hinzugefügt haben (z. B. deren E-Mail-Adressen oder Telefonnummern).
• Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um eine effektive und effiziente Kommunikation zu gewährleisten. Dies umfasst Fälle, in denen Sie sich bezüglich einer Zusammenarbeit oder einer Anfrage zu unseren Geräten an uns wenden oder sich um eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben.

Hier sind einige Beispiele, wie wir Ihre Daten verwenden:

• um Ihr Konto zu verwalten und Ihre Daten zu sichern;
• um Informationen (Protokolldateien) in einem Ereignisprotokoll aufzuzeichnen und Störungen des Geräts zu beheben;
• um Ihnen Benachrichtigungen in den Ajax Apps zu senden (Sie können Ihre Benachrichtigungseinstellungen jederzeit in den Einstellungen der mobilen App anpassen);
• um Ihnen Marketingmitteilungen zuzusenden, für deren Empfang Sie sich angemeldet haben;
• um auf Ihre Anfragen zu antworten und Kundensupport bereitzustellen;
• um Ihre Anfragen zu bearbeiten und mit Ihnen zu geschäftlichen oder persönlichen Zwecken zu kommunizieren.

Ihre Daten können auch im Zusammenhang mit Ajax Response verwendet werden, das für den Einsatz durch Schnellreaktionseinheiten von PRO-Nutzern (in diesem Fall Service Providers, die Überwachungsunternehmen sind) zur Bearbeitung von Vorfällen vorgesehen ist.

4. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Wir speichern personenbezogene Daten für die gesamte Dauer unserer Zusammenarbeit mit dem Kunden, mit Ausnahme bestimmter Arten von Informationen, darunter:

• Liste der Ereignisse in Ajax Apps für Mobilgeräte und Desktop (für Endnutzer und PRO-Benutzer), inkl. Ajax Response:

  • beschränkt auf 500 Einträge, Speicherung für maximal 2 Jahre;
  • beschränkt auf 4000 Einträge für Ajax Superior MegaHub, die nicht länger als 2 Jahre gespeichert werden;

• Ereignisprotokoll des Firmenkontos in der Ajax PRO Desktop-App: Speicherung für bis zu 3,5 Jahre. Mediendateien im Ereignisprotokoll des Unternehmenskontos werden je nach Profileinstellung des Kunden für Zeiträume von 7 Tagen bis zu 2 Jahren gespeichert.

Einige Arten von Daten, z. B. der Name, die Position und die Kontaktdaten der in den Verträgen genannten Vertreter, können über den Zeitraum der Zusammenarbeit hinaus aufbewahrt werden. Dies ist notwendig, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

• Wir löschen personenbezogene Daten immer, nachdem ein Kunde sich entscheidet, sein Konto zu schließen und eine Anfrage an  privacy@ajax.systems sendet. In solchen Fällen stellen wir die Erbringung von Dienstleistungen für den Kunden ein und müssen dessen Daten nicht mehr speichern.
• Die Daten können zudem bis zu zwölf (12) Monate lang in verschlüsselten Sicherungskopien verbleiben, die ausschließlich für die Notfallwiederherstellung verwendet werden; danach werden sie endgültig gelöscht.
• Wenn Sie unsere Newsletter abbestellen möchten, können Sie dies jederzeit tun, indem Sie auf die Schaltfläche „Abmelden“ am Ende jeder E-Mail klicken, die Sie erhalten, oder indem Sie eine Anfrage anprivacy@ajax.systems senden. Sie werden dann keine weiteren Nachrichten von uns erhalten.
• Die Protokolldateien auf unseren Servern werden nicht länger als 7 Tage gespeichert.

5. Weitergabe Ihrer Daten an Dritte

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies zur Erbringung der von Ihnen genutzten Dienstleistungen erforderlich ist. Dies kann die Weitergabe von Daten an unsere Lieferanten und Dienstleister umfassen, die den Betrieb unserer Produkte und Dienstleistungen unterstützen, beispielsweise durch schnelle Reaktion auf Störungen, Daten-Hosting, technischen Support und/oder Fehlerbehebung.

Wir stellen sicher, dass alle diese Dritten ein Niveau des Schutzes personenbezogener Daten anwenden, das dem von Ajax eingehaltenen Niveau entspricht.

Wir können Ihre Kontaktdaten (einschließlich Telefonnummer, Spitzname/Alias und E-Mail-Adresse) auch an physische Sicherheitsdienstleister weitergeben, wenn Sie dies durch Auswahl eines Anbieters in der Ajax App anfordern. Bitte beachten Sie, dass diese Anbieter unabhängige Datenverantwortliche sind und die volle Verantwortung für die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten tragen.

Wenn der Dienstanbieter Teil einer Organisation in Ajax PRO Desktop ist, hat auch das Hauptunternehmen dieser Organisation (das Unternehmen, das die Organisation leitet) Zugriff auf dieselben Daten über Ihr System in derselben Funktion. Dies ist auf organisatorische Entscheidungen Ihres Dienstanbieters zurückzuführen, nicht auf Ajax. Sie werden in der Ajax Security System App benachrichtigt, falls dies auf Sie zutrifft. Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Serviceanbieter.

Wenn Sie von einer autorisierten E-Mail-Adresse oder Telefonnummer aus eine Anfrage senden, können wir Ihnen eine SMS mit einem Autorisierungscode von einem solchen Anbieter senden. Dieser Code ist erforderlich, um Ihr Konto zu registrieren oder zu aktualisieren. Obwohl wir sorgfältig vertrauenswürdige Partner auswählen, die in unseren Apps vorgestellt werden, empfehlen wir, ihre Datenschutzerklärungen zu überprüfen, bevor Sie darum bitten, dass Ihre Daten an sie weitergegeben werden.

6. Schutz Ihrer Daten

Wir nehmen die Cybersicherheit ernst und haben eine Reihe von organisatorischen und technischen Maßnahmen ergriffen, um Risiken zu verringern. Dazu gehören Firewalls, Datenverschlüsselung und berechtigungsbasierte Zugriffskontrolle.

Ihre Informationen sind mit einzigartigen Benutzernamen und Passwörtern geschützt. Für besonders sensible Kommunikationskanäle mit unseren Produkten oder Services verwenden wir Server-Authentifizierung und sichere Verbindungen.

Bei der Bearbeitung Ihrer Anträge und Anfragen wenden wir zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen an, um einen unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern. Insbesondere nutzen wir die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um Ihre Identität zu überprüfen, bevor wir Informationen preisgeben oder Maßnahmen ergreifen, die personenbezogene Daten betreffen.

Gleichzeitig sind wir uns darüber im Klaren, dass Ihre Anmeldedaten oder persönlichen Geräte gefährdet sein könnten. In solchen Fällen wenden Sie sich bitte umgehend an unser Kundendienstteam.

7. Rechte, die Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben

Sie haben die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• das Recht auf Information;
• das Recht auf Zugriff;
• das Recht auf Berichtigung;
• das Recht auf Löschung;
• das Recht, die Verarbeitung einzuschränken;
• das Recht auf Datenübertragbarkeit;
• das Recht auf Widerspruch;
• das Recht, nicht einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profilierung unterworfen zu werden;
• das Recht, die Einwilligung zurückzuziehen;
• das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde in Ihrem Wohn- oder Beschäftigungsland einzureichen.

Weitere Informationen zu Ihren Rechten und deren Ausübung finden Sie auch in den Leitlinien, die vom britischen Datenschutzbehörde (UK Information Commissioner's Office) als allgemeine Erläuterung dieser Rechte veröffentlicht wurden.

8. Profilierung und automatisierte Entscheidungsfindung

Wenn Sie unseren Newsletter abonniert haben, können wir Ihre Daten verwenden, um den Inhalt der E-Mails, die Sie erhalten, zu personalisieren.

Darüber hinaus können wir automatisierte Systeme einsetzen, um die Qualität unserer technischen Unterstützung, unseres Service und anderer Supportleistungen zu verbessern. Dazu gehören insbesondere:

• automatische Sortierung und Verarbeitung von Anfragen, die vom Support-Service eingegangen sind;
• Durchführung interner Analysen;
• Überwachung der Servicequalität, einschließlich des Einsatzes automatisierter Tools nach Abschluss einer Supportanfrage, um die schriftliche Kommunikation zwischen dem Kunden und unserem Kundendienstteam zu analysieren und Anzeichen negativer Stimmung oder Unzufriedenheit ausschließlich anhand des Kommunikationstextes und ohne biometrische Identifizierung zu erkennen.

Wir betreiben weder Profilierung noch automatisierte Entscheidungsfindung, die rechtliche Auswirkungen oder ähnliche bedeutende Ergebnisse erzeugt.

9. Cookies

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, speichern wir Cookies auf Ihrem Gerät. In diesem Abschnitt wird erläutert, warum wir dies tun.

Wir können auch Ihre Cookies und die Informationen, die sie enthalten, mit unseren vertrauenswürdigen Partnern und Anbietern teilen, um relevante Dienstleistungen anzubieten. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie die Seite des Partner-Konfigurators eines bestimmten Partners besuchen, den Sie ausgewählt haben, oder wenn Sie ein Formular ausfüllen, um eine Beratung bei einem Partner anzufordern.

Wenn wir auf unserer Website Dienste bereitstellen, können wir Ihre Identifikatoren, einschließlich Ihrer IP-Adresse, der Kennung für Gerätewerbung und der Cookie-Kennungen, an unsere Partner und Anbieter weitergeben.

Bitte beachten Sie, dass wir diese Informationen nicht ohne Ihre Zustimmung sammeln, verwenden oder weitergeben.

Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder der Weitergabe Ihrer Daten und Informationen an unsere Partner und Anbieter widersprechen möchten, können Sie eine Anfrage über unser Antragsformular für Betroffene stellen.

Sie können auch verhindern, dass Cookies auf Ihrem Gerät gespeichert werden, indem Sie sie in Ihrem Browser blockieren oder löschen. Eine Anleitung dazu finden Sie unter https://www.aboutcookies.org.

Die Ajax Website verwendet die folgenden Arten von Cookies:

• Cookies, um Ihre Erfahrungen bei der Nutzung unserer Website zusammenzufassen;
• Cookies, um Ihre Interaktion mit der Website zu analysieren und ihre Qualität zu bewerten;
• Werbe-Cookies, die es uns ermöglichen, personalisierte Werbung für unsere Produkte und Services auf anderen Websites anzuzeigen. Einige dieser Cookies können Informationen über Ihre Interessen enthalten, die während Ihres Besuchs auf der Website erfasst werden.

10. Wie hält Ajax die europäischen und internationalen Datenschutzgesetze ein?

Ajax hält sich an die geltenden europäischen und internationalen Datenschutzvorschriften. Zu diesem Zweck hat das Unternehmen eine Reihe von Maßnahmen, Mechanismen und Verfahren eingeführt. Insbesondere befolgen wir die Grundsätze der Datenverarbeitungsbeschränkung (Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen) und der Datenminimierung und setzen eine strenge Zugriffskontrolle über personenbezogene Daten durch. Die internen Richtlinien von Ajax regeln die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Löschung der Daten sowie andere damit verbundene Aktivitäten.

Bei der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte ergreift Ajax eine Reihe von technischen und organisatorischen Maßnahmen und verwendet Standardvertragsklauseln, die den Anforderungen des EU-Rechts entsprechen.