Política de privacidad de Ajax

1. Quiénes somos

Somos AJAX SYSTEMS CH, número de registro: HE 389004, y actuamos como responsables del tratamiento de sus datos personales. Puede contactarnos en privacy@ajax.systems.

2. Qué datos personales tratamos

En el marco de nuestros sistemas de seguridad internos, podemos tratar las siguientes categorías de datos personales:

• información técnica sobre su hub Ajax (como el modelo y el número de serie, los parámetros de red –incluida la dirección IP–, el historial de eventos, la configuración actual y anterior del dispositivo, y su ubicación);
• datos sobre el entorno registrados por los dispositivos Ajax, incluidos la temperatura, los niveles de ruido y los datos de movimiento;
• imágenes y grabaciones de audio y vídeo capturadas por los dispositivos Ajax.

En relación con el uso que hace de nuestros Productos o Servicios, podemos tratar los siguientes datos:

• información sobre usted (incluidos su nombre, apellidos, número de teléfono, dirección de correo electrónico y fotografía);
• datos de contacto de su dispositivo que pueda facilitar al invitar a otros usuarios al Producto (por ejemplo, la dirección de correo electrónico o el número de teléfono de la persona a la que invita);
• identificadores únicos como su nombre de usuario y contraseña;
• identificadores únicos de los usuarios que ha conectado al Producto, como su nombre de usuario, rol en el Producto y dirección de correo electrónico;
• información sobre su dispositivo móvil, incluidos su tipo, sistema operativo e idioma de la interfaz;
• sus datos de localización —si la función de Geofence está habilitada en la aplicación— para enviar recordatorios de armado o desarmado del sistema;
• el contenido de los mensajes SMS con códigos de acceso enviados a los usuarios de la plataforma Android durante el registro o la modificación de la cuenta;
• información sobre el uso que hace de nuestros Productos y Servicios (incluidas las solicitudes de la aplicación enviadas a nuestro servidor);
• en relación con Ajax Response, podemos transferir y tratar la información relativa a la incidencia correspondiente entre Ajax PRO Desktop y Ajax Response únicamente en la medida necesaria para que el servicio de acuda pertinente del usuario PRO (en estos casos, el Proveedor de servicios) pueda intervenir, lo que incluye la recepción y gestión de la incidencia, la planificación de una ruta mediante herramientas de navegación de terceros y la notificación del estado de la respuesta a dicha incidencia.

Cuando se pone en contacto con nuestro equipo de atención al cliente, podemos tratar las grabaciones de audio de las llamadas realizadas con dicho equipo.

Cuando visita nuestro sitio web, podemos tratar lo siguiente:

• la información que facilita al cumplimentar los formularios de la web, que puede incluir sus datos personales y de contacto;
• su dirección IP — para determinar su ubicación (país).

Durante la comunicación personalizada con los empleados y candidatos a puestos vacantes, así como durante las entrevistas y reuniones, podemos tratar datos personales adicionales que comparta durante la comunicación y/o en los documentos que proporcione (currículum vitae, carta de presentación, etc.), incluidos, entre otros, los siguientes:

• información personal (nombre, apellidos, número de teléfono, dirección de correo electrónico, fotografía);
• identificadores únicos (por ejemplo, nombre de usuario, datos de inicio de sesión);
• experiencia laboral previa;
• información sobre educación y formación;
• certificados, diplomas y referencias académicas o profesionales;
• aficiones, intereses y otras preferencias personales.

Durante la cooperación comercial, podemos tratar datos personales y otra información obtenida a través de solicitudes de soporte por correo electrónico, tarjetas de visita, aplicaciones, servicios de mensajería instantánea, etc.

Los datos personales objeto de tratamiento pueden incluir las categorías enumeradas anteriormente, así como información sobre los partners y/o sus representantes, como:

• nombre;
• cargo;
• números de teléfono de contacto;
• direcciones de correo electrónico.

Además de los métodos de tratamiento anteriores, Ajax utiliza tecnologías de inteligencia artificial (en adelante, «IA») para mejorar la eficiencia de las operaciones y procesos internos, así como para simplificar la comunicación.

Los datos tratados por la inteligencia artificial pueden, en algunos casos, incluir datos personales que identifiquen a una persona física, en la medida en que dichos datos: a) sean de acceso público; b) hayan sido facilitados por usted de forma voluntaria.

En particular, esto puede incluir:

• información personal (apellidos, nombre, patronímico);
• datos de contacto (números de teléfono, direcciones de correo electrónico);
• información obtenida de tarjetas de visita, solicitudes, etc.

Dichos datos pueden ser tratados por nuestras herramientas de IA y por encargados del tratamiento para ayudar a gestionar sus solicitudes. En la mayoría de los casos, esto significa que la IA ayuda a preparar un borrador de respuesta o determina la categoría pertinente de su consulta. En casos limitados, la IA puede generar una respuesta directa para usted; no obstante, siempre podrá optar por ponerse en contacto con un empleado de Ajax en su lugar. El tratamiento asistido por IA no da lugar a ninguna decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos que le conciernan o que le afecten de manera significativa de modo similar. Para el tratamiento especificado, contratamos a proveedores de servicios que garantizan un nivel adecuado de protección de datos personales. Al mismo tiempo, destacamos que el tratamiento de datos por parte de Ajax es limitado y se realiza exclusivamente con el fin de mejorar la eficiencia de las operaciones internas y para fines relacionados.

3. Por qué necesitamos sus datos

• Todos los datos que recibimos a través de nuestros sistemas de seguridad internos o cuando usted utiliza nuestros Productos o Servicios se tratan exclusivamente para proporcionar un nivel de seguridad adecuado. Esto significa que tratamos dichos datos para cumplir con las condiciones del contrato que ha celebrado con nosotros. No recopilamos ninguna información que no sea necesaria para prestar estos servicios.
• Además, los datos recopilados pueden utilizarse con fines analíticos y para mejorar la experiencia del usuario sobre la base de nuestro interés legítimo. Estos datos son tratados exclusivamente por Ajax y no se transfieren a terceros para su tratamiento.
• Si acepta suscribirse a nuestro boletín de noticias por correo electrónico, le enviaremos información relevante sobre nuestra empresa y nuevos productos. Al dar su consentimiento para recibir el boletín, también acepta el uso de sus datos con fines de personalización, de modo que podamos adaptar el contenido para que sea lo más relevante e interesante posible para usted.
• Si experimenta alguna dificultad o incidencia técnica con su dispositivo, puede enviarnos un informe de problemas que incluya el archivo de registro de su aplicación. Trataremos estos datos para resolver la incidencia y mejorar la calidad de nuestros Productos y Servicios. Este tratamiento se basa en nuestro interés legítimo por mejorar la competitividad de nuestras soluciones en el mercado.
• Asimismo, tratamos los datos de contacto de su dispositivo —con su consentimiento— únicamente para enviar invitaciones a las personas físicas que añada al Producto (por ejemplo, sus direcciones de correo electrónico o números de teléfono).
• Además, podemos tratar sus datos personales para garantizar una comunicación eficaz y eficiente. Esto incluye los casos en los que se pone en contacto con nosotros en relación con una cooperación o con una consulta sobre nuestros dispositivos, o bien cuando postula a un puesto en nuestra empresa.

A continuación, se presentan algunos ejemplos de cómo utilizamos sus datos:

• para mantener su cuenta y realizar copias de seguridad de sus datos;
• para registrar información (archivos de registro) en un historial de eventos y solucionar fallos de funcionamiento de los dispositivos;
• para enviarle notificaciones en las aplicaciones Ajax (siempre puede ajustar sus preferencias de notificación en los ajustes de la aplicación móvil);
• para enviarle comunicaciones de marketing a las que se haya suscrito;
• para responder a sus solicitudes y proporcionar atención al cliente;
• para gestionar sus consultas y establecer comunicación con usted con fines comerciales o personalizados.

Sus datos también podrán utilizarse en relación con Ajax Response, que está destinada al uso por parte de los equipos de intervención de los usuarios PRO (en estos casos, Proveedores de servicios que sean empresas de monitorización) para la gestión de incidencias.

4. Durante cuánto tiempo almacenamos sus datos personales

Conservamos los datos personales durante toda la vigencia de nuestra cooperación con el cliente, a excepción de determinados tipos de información, entre los que se incluyen:

• lista de eventos en las aplicaciones móviles y de escritorio Ajax (para usuarios finales y usuarios PRO), incluido Ajax Response:

  • limitada a 500 entradas, almacenadas durante un máximo de 2 años;
  • limitada a 4.000 entradas para el Ajax Superior MegaHub, almacenadas durante un máximo de 2 años;

• Historial de eventos de la cuenta de empresa en la aplicación Ajax PRO Desktop: almacenado hasta un máximo de 3.5 años. Los archivos multimedia del historial de eventos de la cuenta de empresa se almacenan durante periodos que oscilan entre 7 días y 2 años, según la configuración del perfil del cliente.

Algunos tipos de datos —como el nombre, el cargo y los datos de contacto de los representantes especificados en los contratos— pueden conservarse más allá del periodo de cooperación. Esto es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales.

• Siempre eliminamos los datos personales después de que un cliente decida cerrar su cuenta y envíe una solicitud a privacy@ajax.systems. En tales casos, dejamos de prestar servicios al cliente y ya no necesitamos almacenar sus datos.
• Los datos también pueden permanecer en copias de seguridad cifradas durante un máximo de doce (12) meses, utilizadas exclusivamente para la recuperación ante desastres, tras lo cual se eliminan de forma permanente.
• Si desea darse de baja de nuestros boletines de noticias, puede hacerlo en cualquier momento haciendo clic en el botón «Cancelar la suscripción» en la parte inferior de cualquier correo electrónico que reciba o enviando una solicitud a privacy@ajax.systems. A partir de ese momento, dejará de recibir nuestros mensajes.
• Los archivos de registro de nuestros servidores se almacenan durante un máximo de 7 días.

5. Si sus datos se comparten con terceros

Podemos transferir sus datos personales a terceros únicamente cuando sea necesario para prestarle los servicios que utiliza. Esto puede incluir compartir datos con nuestros proveedores y Proveedores de servicios que dan soporte a la operación de nuestros Productos y Servicios; por ejemplo, mediante la respuesta rápida a incidencias, el alojamiento de datos, el soporte técnico y/o la resolución de problemas.

Nos aseguramos de que todos estos terceros apliquen un nivel de protección de datos personales equivalente al que mantiene Ajax.

También podemos compartir sus datos de contacto (incluidos el número de teléfono, el apodo/alias y la dirección de correo electrónico) con proveedores de servicios de seguridad física si así lo solicita al seleccionar un proveedor en la aplicación Ajax. Tenga en cuenta que estos proveedores son responsables independientes del tratamiento y asumen la plena responsabilidad de la seguridad de su información personal.

Cuando el Proveedor de servicios forme parte de una Organización en Ajax PRO Desktop, la Empresa principal de dicha Organización (la empresa que encabeza la Organización) también tendrá acceso a los mismos datos sobre su sistema y en la misma condición. Esto se debe a las propias decisiones organizativas de su Proveedor de servicios, no de Ajax. Se le notificará en la aplicación Ajax Security System si este es su caso. Para cualquier duda, póngase en contacto directamente con su Proveedor de servicios.

Bajo su solicitud —enviada desde una dirección de correo electrónico o número de teléfono autorizados—, podemos enviar un SMS con un código de autorización a dicho proveedor. Este código es necesario para registrar o actualizar su cuenta. Aunque seleccionamos cuidadosamente a partners de confianza incluidos en nuestras aplicaciones, le recomendamos revisar sus políticas de privacidad antes de solicitar que se les transfieran sus datos.

6. Cómo protegemos sus datos

Nos tomamos muy en serio la ciberseguridad y hemos implantado una serie de medidas organizativas y técnicas para reducir los riesgos. Estas incluyen cortafuegos, cifrado de datos y un control de acceso basado en permisos.

Su información está protegida mediante nombres de usuario y contraseñas únicos. Para los canales de comunicación especialmente confidenciales con nuestros Productos o Servicios, utilizamos autenticación de servidor y conexiones seguras.

Al gestionar sus solicitudes y consultas, aplicamos medidas de seguridad adicionales para evitar el acceso no autorizado a los datos personales. En particular, utilizamos la autenticación de dos factores para verificar su identidad antes de revelar cualquier información o adoptar medidas que impliquen datos personales.

Al mismo tiempo, somos conscientes de que sus credenciales o dispositivos personales pueden verse comprometidos. En tales casos, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte de inmediato.

7. Qué derechos tiene respecto a los datos personales

Usted tiene los siguientes derechos en relación con sus datos personales:

• el derecho a ser informado;
• el derecho de acceso;
• el derecho de rectificación;
• el derecho de supresión;
• el derecho a la limitación del tratamiento;
• el derecho a la portabilidad de los datos;
• el derecho de oposición;
• el derecho a no ser objeto de una toma de decisiones automatizadas y elaboración de perfiles;
• el derecho a retirar el consentimiento;
• el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control en su país de residencia o lugar de trabajo.

Para obtener más información sobre sus derechos y cómo ejercerlos, también puede resultarle útil la guía publicada por la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido como explicación general de estos derechos.

8. Elaboración de perfiles y toma de decisiones automatizadas

Si se ha suscrito a nuestro boletín de noticias, podemos utilizar sus datos para personalizar el contenido de los correos electrónicos que reciba.

Además, podemos utilizar sistemas automatizados para ayudar a mejorar la calidad de nuestro soporte técnico, de servicio y de otro tipo. En particular, esto incluye:

• clasificar y gestionar automáticamente las solicitudes recibidas por el servicio de soporte;
• realizar análisis internos;
• monitorizar la calidad de la prestación del servicio, lo que incluye el uso de herramientas automatizadas tras la resolución de una solicitud de soporte para analizar la comunicación escrita entre el cliente y nuestro equipo de soporte con el fin de detectar señales de opiniones negativas o insatisfacción, basándose únicamente en el texto de la comunicación y sin identificación biométrica.

No llevamos a cabo ninguna elaboración de perfiles ni toma de decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o consecuencias significativamente similares.

9. Cookies

Cuando visita nuestro sitio web, almacenamos cookies en su dispositivo. Esta sección explica por qué lo hacemos.

También podemos compartir sus cookies y la información que contienen con nuestros partners y proveedores de confianza para prestar los servicios correspondientes. Por ejemplo, esto puede ocurrir cuando visita la página del Configurador de partners Ajax de un Partner específico que haya seleccionado o cuando cumplimenta un formulario para solicitar una consulta con un Partner.

Al prestar servicios en el sitio web, podemos transferir sus identificadores —incluidos su dirección IP, el identificador de publicidad del teléfono y los identificadores de cookies— a nuestros partners y proveedores.

Tenga en cuenta que no recopilamos, utilizamos ni transferimos dicha información sin su consentimiento.

Si desea retirar su consentimiento o autoexcluirse de compartir sus datos e información con nuestros partners y proveedores, puede presentar una solicitud a través de nuestro Formulario de solicitud del interesado.

También puede evitar que las cookies se almacenen en su dispositivo bloqueándolas o eliminándolas en su navegador. Las instrucciones sobre cómo hacerlo están disponibles en https://www.aboutcookies.org.

El sitio web de Ajax utiliza los siguientes tipos de cookies:

• cookies para optimizar su experiencia al utilizar nuestro sitio web;
• cookies para analizar su interacción con el sitio web y evaluar su calidad;
• cookies publicitarias que nos permiten mostrar anuncios personalizados de nuestros Productos y Servicios en otros sitios web. Algunas de estas cookies pueden contener información sobre sus intereses, los cuales se identifican mientras navega por el sitio web.

10. Cómo cumple Ajax con las leyes europeas e internacionales de protección de datos

Ajax cumple con la legislación europea e internacional aplicable en materia de protección de datos. Para ello, la empresa ha implementado una serie de medidas, mecanismos y procedimientos. En particular, seguimos los principios de limitación del tratamiento de datos (privacidad desde el diseño y por defecto) y minimización de datos, y aplicamos un estricto control de acceso a los datos personales. Las políticas internas de Ajax regulan la recopilación, conservación, tratamiento, supresión y otras actividades relacionadas.

Al transferir datos personales a terceros, Ajax adopta una serie de medidas técnicas y organizativas y utiliza Cláusulas contractuales tipo que cumplen los requisitos del derecho de la UE.