Informativa sulla privacy di Ajax

1. Chi siamo

Siamo AJAX SYSTEMS CH, numero di registrazione: HE 389004, e agiamo in qualità di titolari di trattamento dei vostri dati personali. Potete contattarci all'indirizzo privacy@ajax.systems.

2. Quali dati personali trattiamo

Nell'ambito dei nostri sistemi di sicurezza interni, possiamo trattare le seguenti categorie di dati personali:

• informazioni tecniche relative al vostro Ajax Hub (modello e numero di serie, impostazioni di rete tra cui indirizzo IP, registro degli eventi, configurazione del dispositivo attuale e precedente, e posizione);
• dati relativi all’ambiente esterno registrati dai dispositivi Ajax (temperatura, livello del rumore o dati relativi al movimento);
• immagini e video catturati dai dispositivi Ajax.

In relazione all’utilizzo dei nostri Prodotti o Servizi, possiamo trattare le seguenti categorie di dati:

• informazioni su di voi (nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail e foto);
• dati di contatto dal vostro dispositivo che potreste fornire quando invitate altri utenti a utilizzare il Prodotto (ad esempio, l'indirizzo e-mail o il numero di telefono della persona che state invitando);
• identificatori unici come il vostro nome utente e password;
• identificatori unici degli utenti che avete collegato al Prodotto, come il nome utente, il ruolo nel Prodotto e l'indirizzo e-mail;
• informazioni relative al vostro dispositivo mobile, inclusi tipo di dispositivo, sistema operativo e lingua dell'interfaccia;
• i dati relativi alla vostra posizione, se la funzione Geofence è attivata nell'app, per inviare promemoria per inserire o disinserire il sistema;
• il contenuto dei messaggi SMS con codici di accesso inviati agli utenti sulla piattaforma Android durante la registrazione o le modifiche dell'account;
• informazioni relative a come usate i nostri Prodotti e Servizi (richieste inviate dall’app al nostro server).

Nel momento in cui gli utenti accedono al nostro sito web, possiamo raccogliere e trattare i seguenti dati:

• le informazioni fornite durante la compilazione di moduli sul sito web, che possono includere i dati personali e di contatto;
• il vostro indirizzo IP: per determinare la vostra posizione (Paese).

Durante le comunicazioni personalizzate con dipendenti e candidati a posizioni aperte, nonché nel corso di colloqui e incontri, potremmo trattare ulteriori dati personali condivisi durante la conversazione e/o contenuti nei documenti forniti (come curriculum vitae, lettera di presentazione, ecc.), inclusi, ma non limitati a:

• informazioni personali (nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, foto);
• identificatori unici (ad es. nome utente, login);
• esperienza lavorativa precedente;
• informazioni su istruzione e formazione;
• attestati, diplomi e lettere di referenza;
• hobby, interessi e altre preferenze personali.

Durante la cooperazione commerciale, possiamo trattare dati personali e ulteriori informazioni raccolte attraverso richieste inviate via e-mail al supporto, biglietti da visita, candidature, messenger, ecc.

L'elenco dei dati personali soggetti a trattamento corrisponde a quanto sopra e può includere informazioni su partner e/o loro rappresentanti, quali:

• nome;
• ruolo;
• numeri di telefono di contatto;
• indirizzi e-mail.

Oltre ai metodi di trattamento sopra indicati, Ajax utilizza tecnologie di intelligenza artificiale (di seguito anche 'IA') al fine di migliorare l’efficienza delle operazioni e dei processi interni, nonché di semplificare la comunicazione.

I dati trattati dall’intelligenza artificiale possono, in alcuni casi, includere dati personali identificabili, nella misura e nei limiti in cui: a) siano pubblicamente disponibili; b) siano stati forniti volontariamente da voi.

In particolare, questo può includere:

• informazioni personali (cognome, nome, patronimico);
• dettagli di contatto (numeri di telefono, indirizzi e-mail);
• informazioni ottenute da biglietti da visita, richieste, ecc.

L’accesso ai dati forniti volontariamente da voi ad Ajax è rigorosamente limitato al team di supporto di Ajax. L’IA non ha accesso ai vostri dati personali e non è in grado di identificarvi: si limita a elaborare le richieste dei clienti/utenti di Ajax. Le decisioni relative alla gestione dei dati sono prese esclusivamente dai dipendenti di Ajax.

Per il trattamento sopra indicato, ci avvaliamo di fornitori di servizi che garantiscono un livello adeguato di protezione dei dati personali. Allo stesso tempo, sottolineiamo che il trattamento dei dati da parte di Ajax è limitato ed effettuato esclusivamente allo scopo di migliorare l’efficienza delle operazioni interne e per finalità strettamente correlate.

3. Perché abbiamo bisogno dei vostri dati

• Tutti i dati che riceviamo attraverso i nostri sistemi di sicurezza interni o quando l'utente utilizza i nostri Prodotti o Servizi vengono elaborati esclusivamente per fornire un livello di sicurezza adeguato. Ciò significa che trattiamo tali dati per adempiere ai termini del contratto che avete stipulato con noi. Non raccogliamo alcuna informazione che non sia necessaria per fornire questi servizi.
• I dati raccolti possono anche essere trattati per scopi analitici e per ottimizzare l’esperienza utente, in conformità con il nostro legittimo interesse. Tali dati sono oggetto di trattamento esclusivo da parte di Ajax e non vengono trasferiti a terzi per alcuna attività di elaborazione.
• Se accettate di iscrivervi alla nostra newsletter, vi invieremo informazioni rilevanti sulla nostra azienda e sui nuovi prodotti. Acconsentendo a ricevere la newsletter, autorizzate anche l’uso dei vostri dati per finalità di personalizzazione, così da potervi offrire contenuti il più possibile pertinenti e coinvolgenti.
• In caso di difficoltà o problemi tecnici con il dispositivo, potete inviare un rapporto contenente il file di log dell’app. Tratteremo questi dati al fine di risolvere il problema e migliorare la qualità dei nostri Prodotti e Servizi. Tale trattamento si fonda sul nostro legittimo interesse a potenziare la competitività delle nostre soluzioni sul mercato.
• Elaboriamo inoltre i dati di contatto presenti sul vostro dispositivo — previo vostro consenso — esclusivamente per inviare inviti alle persone che aggiungete al Prodotto (ad esempio, i loro indirizzi e-mail o numeri di telefono).
• Inoltre, possiamo trattare i vostri dati personali per garantire una comunicazione efficiente. Ciò include i casi in cui ci contattate per una collaborazione, ricevete una risposta a una richiesta riguardante i nostri dispositivi, o presentate una candidatura per una posizione presso la nostra azienda.

Di seguito, forniamo alcuni esempi di come utilizziamo i vostri dati:

• per mantenere il vostro account ed eseguire il backup dei vostri dati;
• per registrare le informazioni (file di log) in un registro degli eventi e risolvere i malfunzionamenti del dispositivo;
• per inviare le notifiche nelle app Ajax (è sempre possibile regolare le preferenze di notifica nelle impostazioni dell'app mobile);
• per inviarvi comunicazioni di marketing per le quali avete confermato la vostra iscrizione;
• per rispondere alle vostre richieste e fornirvi assistenza;
• per elaborare le vostre richieste e stabilire una comunicazione con voi per scopi commerciali o personalizzati.

4. Periodo di conservazione dei dati personali

Conserviamo i dati personali per l'intera durata della collaborazione con il cliente, a eccezione di alcuni tipi di informazioni, tra cui:

• elenco di eventi nelle app Ajax per smartphone e desktop (per gli utenti finali e gli utenti PRO): limitato a 500 voci, conservato per non più di 2 anni;
• registro degli eventi dell'account aziendale nell'app Ajax PRO Desktop: conservato per 2 anni. I file multimediali nel registro degli eventi dell'account aziendale vengono conservati da 7 giorni a 2 anni, a seconda delle impostazioni del profilo del cliente.

Alcuni tipi di dati, come il nome, la posizione e i dettagli di contatto dei rappresentanti specificati nei contratti, possono essere conservati oltre il periodo di cooperazione. È necessario per adempiere ai nostri obblighi legali.

• Cancelliamo sempre i dati personali dopo che un cliente sceglie di chiudere il proprio account e invia una richiesta aprivacy@ajax.systems. In questi casi, smettiamo di fornire servizi al cliente e non abbiamo più bisogno di archiviare i suoi dati.
• Se desiderate annullare l'iscrizione alle nostre newsletter, è possibile farlo in qualsiasi momento facendo clic sul pulsante Annullare l'iscrizione in fondo a qualsiasi e-mail ricevuta o inviando una richiesta a privacy@ajax.systems. In questo modo non riceverete più messaggi da parte nostra.
• I file di log sui nostri server vengono conservati per non più di un mese.

5. Condivisione dei vostri dati con terze parti

Possiamo trasferire i vostri dati personali a terzi solo quando è necessario per fornire i servizi da voi richiesti. Questo può includere la condivisione dei dati con i nostri fornitori e fornitori di servizi che supportano il funzionamento dei nostri Prodotti e Servizi — ad esempio, in aree come l'hosting dei dati, il supporto tecnico e la risoluzione dei problemi. 

Ci assicuriamo che tutte le terze parti applicano un livello di protezione dei dati personali equivalente a quello mantenuto da Ajax.

Possiamo anche condividere le vostre informazioni di contatto (come il numero di cellulare, il nickname/alias e l’e-mail) con i fornitori di servizi di sicurezza fisica se ci richiedete di farlo selezionando un tale fornitore nell'app Ajax. Si prega di notare che questi fornitori sono titolari indipendenti del trattamento dei dati e si assumono la piena responsabilità per la sicurezza dei vostri dati personali.

Su vostra richiesta, inviata da un indirizzo e-mail o da un numero di telefono autorizzato, possiamo inviare un SMS con un codice di autorizzazione a tale fornitore. Questo codice è necessario per registrarsi o aggiornare il vostro account. Scegliamo sempre partner affidabili per i servizi offerti tramite le nostre app. Raccomandiamo comunque di leggere attentamente le relative informative sulla privacy prima di richiedere un qualsiasi trasferimento di dati a loro.

6. Come proteggiamo i vostri dati

Prendiamo molto sul serio la questione della sicurezza informatica. Per questo adottiamo misure organizzative e tecniche adeguate per far fronte a ogni rischio. Questi includono firewall, crittografia dei dati e controllo degli accessi basato su autorizzazioni.

Le vostre informazioni sono protette da nomi utente e password unici. Per i canali di comunicazione particolarmente sensibili con i nostri Prodotti o Servizi, utilizziamo l'autenticazione del server e connessioni sicure.

Nel gestire le vostre richieste e le vostre domande, applichiamo ulteriori misure di sicurezza per prevenire l'accesso non autorizzato ai dati personali. In particolare, eseguiamo l'autenticazione a due fattori dell'identità dell'utente prima di divulgare qualsiasi informazione o intraprendere azioni che coinvolgono dati personali.

Allo stesso tempo, riconosciamo che le vostre credenziali o i dispositivi personali potrebbero essere compromessi. In tali casi, è importante contattare immediatamente il nostro team di supporto.

7. I vostri diritti sui dati personali

Avete i seguenti diritti riguardo ai vostri dati personali:

• diritto di essere informati;
• diritto di accesso;
• diritto di rettifica;
• diritto di cancellazione;
• diritto di limitare il trattamento dei dati;
• diritto alla portabilità dei dati;
• diritto di opposizione;
• diritto a non essere soggetto a processi decisionali automatizzati e profilazione;
• diritto di revocare il consenso;
• diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo competente nel vostro Paese di residenza o di lavoro.

Per ulteriori informazioni sui vostri diritti e su come esercitarli, vi consigliamo di consultare una fonte ufficiale.

8. Profilazione e processo decisionale automatizzato

Se vi siete iscritti alla nostra newsletter, possiamo utilizzare i vostri dati per personalizzare il contenuto delle e-mail che ricevete.

Inoltre, possiamo utilizzare sistemi automatizzati per contribuire a migliorare la qualità del nostro supporto tecnico, di assistenza e di altro tipo.In particolare, questo può includere:

• ordinamento e trattamento automatico delle richieste ricevute dal servizio di assistenza;
• conduzione di analisi interne;
• monitoraggio della qualità della fornitura del servizio.

Non effettuiamo alcuna profilazione o non ci impegniamo in decisioni automatizzate che producono effetti legali o risultati altrettanto significativi.

9. Cookie

Quando visitate il nostro sito web, memorizziamo dei cookie sul vostro dispositivo. Questa sezione spiega perché lo facciamo.

Possiamo anche condividere i vostri cookie e le informazioni in essi contenute con i nostri partner e fornitori di fiducia per fornire servizi pertinenti. Ad esempio, questo può verificarsi quando si visita la pagina di Configurazione dei partner Ajax di un Partner specifico che avete selezionato, o quando si compila un modulo per richiedere una consulenza con un Partner.

Durante la fornitura di servizi sul sito web, possiamo trasferire i vostri identificatori — compreso il vostro indirizzo IP, l'identificatore pubblicitario del dispositivo e gli identificatori dei cookie — ai nostri partner e fornitori.

Si prega di notare che non raccogliamo, utilizziamo o trasferiamo tali informazioni senza il vostro consenso.

Se desiderate ritirare il vostro consenso o rinunciare alla condivisione dei vostri dati e informazioni con i nostri partner e fornitori, potete inoltrare una richiesta tramite il nostro [Modulo di richiesta dati].

È inoltre possibile impedire che i cookie vengano memorizzati sul dispositivo bloccandoli o eliminandoli dal vostro browser. Le istruzioni su come fare ciò sono disponibili su https://www.aboutcookies.org.

Il sito web di Ajax utilizza i seguenti tipi di cookie:

• cookie per riassumere la vostra esperienza di utilizzo del nostro sito web;
• cookie per analizzare la vostra interazione con il sito web e valutare la sua qualità;
• cookie pubblicitari che ci consentono di visualizzare annunci personalizzati per i nostri Prodotti e Servizi su altri siti web. Alcuni di questi cookie possono contenere informazioni sui vostri interessi, che vengono identificati durante la navigazione sul sito web.

10. Conformità di Ajax alle normative europee e internazionali sulla protezione dei dati

Ajax rispetta la legislazione europea e internazionale sulla protezione dei dati personali. A tal fine, l'azienda ha implementato una serie di misure, meccanismi e procedure. In particolare, seguiamo i principi di limitazione del trattamento dei dati (privacy sin dalla progettazione e per impostazione predefinita), di minimizzazione dei dati e di rigoroso controllo dell'accesso ai dati personali. Le politiche interne di Ajax regolano la raccolta, l'archiviazione, l'elaborazione, la cancellazione e altre attività correlate.

Durante il trasferimento di dati personali a terzi, Ajax adotta una serie di misure tecniche e organizzative e utilizza Clausole Contrattuali Standard che soddisfano i requisiti della legislazione dell'UE.