Informativa sulla privacy di Ajax

1. Chi siamo

Siamo AJAX SYSTEMS CH, numero di registrazione: HE 389004, e agiamo in qualità di titolari di trattamento dei vostri dati personali. Potete contattarci all'indirizzo privacy@ajax.systems.

2. Quali dati personali trattiamo

Nell'ambito dei nostri sistemi di sicurezza interni, possiamo trattare le seguenti categorie di dati personali:

• informazioni tecniche relative al vostro Hub Ajax (modello e numero di serie, impostazioni di rete tra cui indirizzo IP, registro degli eventi, configurazione del dispositivo attuale e precedente, e posizione);
• dati relativi all’ambiente esterno registrati dai dispositivi Ajax (temperatura, livello del rumore o dati relativi al movimento);
• immagini, audio e registrazioni video catturati dai dispositivi Ajax.

In relazione all’utilizzo dei nostri Prodotti o Servizi, possiamo trattare le seguenti categorie di dati:

• informazioni su di voi (nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail e foto);
• dati di contatto dal vostro dispositivo che potreste fornire quando invitate altri utenti a utilizzare il Prodotto (ad esempio, l'indirizzo e-mail o il numero di telefono della persona che state invitando);
• identificatori unici come il vostro nome utente e password;
• identificatori unici degli utenti che avete collegato al Prodotto, come il nome utente, il ruolo nel Prodotto e l'indirizzo e-mail;
• informazioni relative al vostro dispositivo mobile, inclusi tipo di dispositivo, sistema operativo e lingua dell'interfaccia;
• i dati relativi alla vostra posizione, se la funzione Geofence è attivata nell'app, per inviare promemoria per inserire o disinserire il sistema;
• il contenuto dei messaggi SMS con codici di accesso inviati agli utenti sulla piattaforma Android durante la registrazione o le modifiche dell'account;
• informazioni sul vostro utilizzo dei nostri Prodotti e Servizi (comprese le richieste inviate dall’app al nostro server);
• in relazione ad Ajax Response, potremmo trasferire e trattare le informazioni relative all’incidente in questione tra Ajax PRO Desktop e Ajax Response esclusivamente nella misura necessaria affinché le guardie particolari giurate dell’utente PRO (in questi casi, il Fornitore di servizi) possano intervenire, anche per ricevere e gestire l’incidente, pianificare un percorso utilizzando strumenti di navigazione di terze parti e comunicare lo stato della risposta all’incidente.

Quando contattate il nostro team di assistenza clienti, potremmo trattare le registrazioni audio delle chiamate effettuate con il nostro team di assistenza clienti.

Quando visitate il nostro sito web, potremmo trattare i seguenti dati:

• le informazioni fornite durante la compilazione di moduli sul sito web, che possono includere i dati personali e di contatto;
• il vostro indirizzo IP: per determinare la vostra posizione (Paese).

Nel corso delle comunicazioni personalizzate con i dipendenti e i candidati per le posizioni aperte, nonché durante colloqui e incontri, potremmo trattare ulteriori dati personali da voi forniti nel corso delle comunicazioni e/o contenuti nella documentazione da voi fornita (curriculum vitae, lettera di presentazione, ecc.), tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i seguenti:

• informazioni personali (nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, foto);
• identificatori univoci (ad es. nome utente, login);
• esperienza lavorativa precedente;
• informazioni su istruzione e formazione;
• certificati, diplomi e referenze;
• hobby, interessi e altre preferenze personali.

Durante la cooperazione commerciale, possiamo trattare dati personali e ulteriori informazioni raccolte tramite richieste inviate via e-mail all'assistenza tecnica, biglietti da visita, candidature, messenger, ecc.

I dati personali oggetto di trattamento possono includere le categorie sopra elencate, nonché informazioni relative ai partner e/o ai loro rappresentanti, quali:

• nome;
• ruolo;
• numeri di telefono di contatto;
• indirizzi e-mail.

Oltre ai metodi di trattamento sopra indicati, Ajax utilizza tecnologie di intelligenza artificiale (di seguito anche “IA”) al fine di migliorare l’efficienza delle operazioni e dei processi interni, nonché di semplificare la comunicazione.

I dati trattati dall’intelligenza artificiale possono, in alcuni casi, includere dati personali che identificano una persona fisica, nella misura in cui tali dati: a) sono pubblicamente disponibili; b) sono stati forniti volontariamente da voi.

In particolare, questo può includere:

• informazioni personali (cognome, nome, patronimico);
• dettagli di contatto (numeri di telefono, indirizzi e-mail);
• informazioni ottenute da biglietti da visita, richieste, ecc.

Tali dati possono essere trattati dai nostri strumenti di IA e dai responsabili del trattamento per assistere nella gestione delle tue richieste. Nella maggior parte dei casi, ciò significa che l’IA aiuta a preparare una bozza di risposta o a determinare la categoria pertinente della richiesta. In casi limitati, l’IA può generare direttamente una risposta, ma potete sempre scegliere di contattare un dipendente di Ajax. Il trattamento assistito dall’IA non comporta alcuna decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici nei vostri confronti o che incida analogamente in modo significativo su di voi. Per il trattamento sopra indicato, ci avvaliamo di fornitori di servizi che garantiscono un livello adeguato di protezione dei dati personali. Allo stesso tempo, sottolineiamo che il trattamento dei dati da parte di Ajax è limitato ed effettuato esclusivamente allo scopo di migliorare l’efficienza delle operazioni interne e per finalità strettamente correlate.

3. Perché abbiamo bisogno dei vostri dati

• Tutti i dati che riceviamo attraverso i nostri sistemi di sicurezza interni o quando l'utente utilizza i nostri Prodotti o Servizi vengono elaborati esclusivamente per fornire un livello di sicurezza adeguato. Ciò significa che trattiamo tali dati per adempiere ai termini dell'accordo che avete stipulato con noi. Non raccogliamo alcuna informazione che non sia necessaria per fornire questi servizi.
• Inoltre, i dati raccolti possono essere utilizzati per scopi analitici e per migliorare l'esperienza utente basandosi sul nostro legittimo interesse. Tali dati sono oggetto di trattamento esclusivo da parte di Ajax e non vengono trasferiti a terzi per alcuna attività di trattamento.
• Se accettate di iscrivervi alla nostra newsletter, vi invieremo informazioni rilevanti sulla nostra azienda e sui nuovi prodotti. Acconsentendo a ricevere la newsletter, autorizzate anche l’uso dei vostri dati per finalità di personalizzazione, così da potervi offrire contenuti il più possibile pertinenti e coinvolgenti.
• In caso di difficoltà o problemi tecnici con il vostro dispositivo, potete inviare un rapporto contenente il vostro file di registri dell’app. Tratteremo questi dati al fine di risolvere il problema e migliorare la qualità dei nostri Prodotti e Servizi. Tale trattamento si fonda sul nostro legittimo interesse a potenziare la competitività delle nostre soluzioni sul mercato.
• Elaboriamo inoltre i dati di contatto presenti sul vostro dispositivo — previo vostro consenso — esclusivamente per inviare inviti alle persone che aggiungete al Prodotto (ad esempio, i loro indirizzi e-mail o numeri di telefono).
• Inoltre, possiamo trattare i vostri dati personali per garantire una comunicazione efficiente. Ciò include i casi in cui ci contattate in relazione a una collaborazione o per richiedere informazioni sui nostri dispositivi, oppure quando vi candidate per una posizione presso la nostra azienda.

Di seguito, forniamo alcuni esempi di come utilizziamo i vostri dati:

• per mantenere il vostro account ed eseguire il backup dei vostri dati;
• per registrare le informazioni (file di registri) in un registro degli eventi e risolvere i malfunzionamenti del dispositivo;
• per inviare le notifiche nelle app Ajax (è sempre possibile regolare le preferenze di notifica nelle impostazioni dell'app mobile);
• per inviarvi comunicazioni di marketing per le quali avete confermato la vostra iscrizione;
• per rispondere alle vostre richieste e fornirvi assistenza;
• per elaborare le vostre richieste e stabilire una comunicazione con voi per scopi commerciali o personalizzati.

I vostri dati possono essere utilizzati anche in relazione ad Ajax Response, destinato all’uso da parte delle guardie giurate degli utenti PRO (in questi casi, i Fornitori di servizi che sono gli istituti di vigilanza) per la gestione degli incidenti.

4. Periodo di conservazione dei dati personali

Conserviamo i dati personali per l'intera durata della collaborazione con il cliente, a eccezione di alcuni tipi di informazioni, tra cui:

• elenco degli eventi nelle app Ajax mobile e desktop (per Utenti finali e Utenti PRO), incl. Ajax Response:

  • limitato a 500 voci, conservate per un periodo non superiore a 2 anni;
  • limitato a 4 000 voci per Ajax Superior MegaHub, conservate per un periodo non superiore a 2 anni.

• Registro degli eventi dell'Account aziendale nell'app Ajax PRO Desktop: conservato per 3,5 anni. I file multimediali nel registro degli eventi dell'Account aziendale vengono conservati per periodi compresi tra 7 giorni e 2 anni, a seconda delle impostazioni del profilo del cliente.

Alcuni tipi di dati, come il nome, la posizione e i dati di contatto dei rappresentanti indicati nei contratti, possono essere conservati oltre il periodo di collaborazione. Ciò è necessario per adempiere ai nostri obblighi legali.

• Eliminiamo sempre i dati personali dopo che un cliente sceglie di chiudere il proprio account e invia una richiesta all'indirizzo e-mail privacy@ajax.systems. In questi casi, smettiamo di fornire servizi al cliente e non abbiamo più bisogno di archiviare i suoi dati.
• I dati possono inoltre rimanere nelle copie di backup criptate per un periodo massimo di dodici (12 mesi), utilizzate esclusivamente per il ripristino in caso di disastro, al termine del quale vengono cancellati definitivamente.
• Se volete annullare l’iscrizione alle nostre newsletter, potete farlo in qualsiasi momento cliccando sul pulsante “Annulla l'iscrizione” in fondo a ogni e-mail che ricevete oppure inviando una richiesta a privacy@ajax.systems. In questo modo non riceverete più messaggi da parte nostra.
• I file di registri sui nostri server vengono conservati per non più di 7 mesi.

5. Condivisione dei vostri dati con terze parti

Possiamo trasferire i vostri dati personali a terzi solo quando è necessario per fornire i servizi che utilizzate. Questo può includere la condivisione dei dati con i nostri prestatori e Fornitori di servizi, che supportano il funzionamento dei nostri Prodotti e Servizi, ad esempio mediante la gestione rapida degli incidenti, l’hosting dei dati, il supporto tecnico e/o la risoluzione dei problemi.

Ci assicuriamo che tutte le terze parti applicano un livello di protezione dei dati personali equivalente a quello mantenuto da Ajax.

Possiamo anche condividere i vostri dati di contatto (inclusi numero di telefono, nickname/alias e indirizzo e-mail) con i Fornitori di servizi di sicurezza fisica se ne fate richiesta selezionando un fornitore nell'app Ajax. Si prega di notare che questi fornitori sono titolari indipendenti del trattamento dei dati e si assumono la piena responsabilità per la sicurezza dei vostri dati personali.

Quando il Fornitore di servizi fa parte di un'Organizzazione in Ajax PRO Desktop, l'Azienda Principale di quell'Organizzazione (l'azienda che guida l'Organizzazione) ha accesso agli stessi dati relativi al vostro sistema con la stessa capacità. Questo è il risultato delle decisioni organizzative del vostro Fornitore di servizi, non di Ajax. Se questa modifica vi riguarda, riceverete una notifica nell’app Ajax Security System. Per qualsiasi domanda, contattate direttamente il vostro Fornitore di servizi.

Su vostra richiesta, inviata da un indirizzo e-mail o da un numero di telefono autorizzato, possiamo inviare un SMS con un codice di autorizzazione a tale fornitore. Questo codice è necessario per registrare o aggiornare il vostro account. Scegliamo sempre partner affidabili per i servizi offerti tramite le nostre app. Raccomandiamo comunque di leggere attentamente le relative informative sulla privacy prima di richiedere un qualsiasi trasferimento di dati a loro.

6. Come proteggiamo i vostri dati

Prendiamo molto sul serio la questione della sicurezza informatica. Per questo adottiamo misure organizzative e tecniche adeguate per far fronte a ogni rischio. Questi includono firewall, cifratura dei dati e controllo degli accessi basato su autorizzazioni.

Le vostre informazioni sono protette da nomi utente e password unici. Per i canali di comunicazione particolarmente sensibili con i nostri Prodotti o Servizi, utilizziamo l'autenticazione del server e connessioni sicure.

Nel gestire le vostre richieste e le vostre domande, applichiamo ulteriori misure di sicurezza per prevenire l'accesso non autorizzato ai dati personali. In particolare, utilizziamo l'autenticazione a due fattori per verificare la vostra identità prima di divulgare qualsiasi informazione o intraprendere azioni relative a dati personali.

Allo stesso tempo, riconosciamo che le vostre credenziali o i dispositivi personali potrebbero essere compromessi. In tali casi, è importante contattare immediatamente il nostro team di assistenza tecnica.

7. I vostri diritti sui dati personali

Avete i seguenti diritti riguardo ai vostri dati personali:

• diritto di essere informati;
• diritto di accesso;
• diritto di rettifica;
• diritto di cancellazione;
• diritto di limitare il trattamento dei dati;
• diritto alla portabilità dei dati;
• diritto di opposizione;
• diritto a non essere soggetto a processi decisionali automatizzati e profilazione;
• diritto di revocare il consenso;
• diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo competente nel vostro Paese di residenza o di lavoro.

Per ulteriori informazioni sui vostri diritti e sulle modalità per esercitarli, può essere utile consultare anche le indicazioni pubblicate dall’Information Commissioner’s Office del Regno Unito, che forniscono una spiegazione generale di tali diritti.

8. Profilazione e processo decisionale automatizzato

Se vi siete iscritti alla nostra newsletter, possiamo utilizzare i vostri dati per personalizzare il contenuto delle e-mail che ricevete.

Inoltre, possiamo utilizzare sistemi automatizzati per contribuire a migliorare la qualità del nostro supporto tecnico, di assistenza e di altro tipo. In particolare, questo può includere:

• ordinamento e trattamento automatico delle richieste ricevute dal servizio di assistenza;
• conduzione di analisi interne;
• monitoraggio della qualità dei servizi forniti, anche mediante l’utilizzo di strumenti automatizzati, dopo la risoluzione di una richiesta di assistenza, per analizzare le comunicazioni scritte tra il cliente e il nostro team di assistenza al fine di rilevare segnali di sentimento negativo o insoddisfazione, esclusivamente sulla base del contenuto testuale delle comunicazioni e senza ricorrere all’identificazione biometrica.

Non effettuiamo alcuna profilazione o non ci impegniamo in decisioni automatizzate che producono effetti legali o risultati altrettanto significativi.

9. Cookie

Quando visitate il nostro sito web, memorizziamo dei cookie sul vostro dispositivo. Questa sezione spiega perché lo facciamo.

Possiamo anche condividere i vostri cookie e le informazioni in essi contenute con i nostri partner e fornitori di fiducia per fornire servizi pertinenti. Ad esempio, ciò può verificarsi quando visitate la pagina di Configurazione dei partner Ajax relativa a un Partner specifico che avete selezionato o quando compilate un modulo per richiedere una consulenza con un Partner.

Durante la fornitura di servizi sul sito web, possiamo trasferire i vostri identificatori — compreso il vostro indirizzo IP, l'identificatore pubblicitario del dispositivo e gli identificatori dei cookie — ai nostri partner e fornitori.

Si prega di notare che non raccogliamo, utilizziamo o trasferiamo tali informazioni senza il vostro consenso.

Se desiderate ritirare il vostro consenso o rinunciare alla condivisione dei vostri dati e informazioni con i nostri partner e fornitori, potete inoltrare una richiesta tramite il nostro Modulo di richiesta dati.

È inoltre possibile impedire che i cookie vengano memorizzati sul dispositivo bloccandoli o eliminandoli dal vostro browser. Istruzioni su come farlo sono disponibili all'indirizzo https://www.aboutcookies.org.

Il sito web di Ajax utilizza i seguenti tipi di cookie:

• cookie per riassumere la vostra esperienza di utilizzo del nostro sito web;
• cookie per analizzare la vostra interazione con il sito web e valutare la sua qualità;
• cookie pubblicitari che ci consentono di visualizzare annunci personalizzati per i nostri Prodotti e Servizi su altri siti web. Alcuni di questi cookie possono contenere informazioni sui vostri interessi, che vengono identificati durante la navigazione sul sito web.

10. Conformità di Ajax alle normative europee e internazionali sulla protezione dei dati

Ajax rispetta la legislazione europea e internazionale sulla protezione dei dati personali. A tal fine, l'azienda ha implementato una serie di misure, meccanismi e procedure. In particolare, seguiamo i principi di limitazione del trattamento dei dati (privacy by design e by default), di minimizzazione dei dati e di rigoroso controllo dell'accesso ai dati personali. Le politiche interne di Ajax regolano la raccolta, l'archiviazione, l'elaborazione, la cancellazione e altre attività correlate.

Durante il trasferimento di dati personali a terzi, Ajax adotta una serie di misure tecniche e organizzative e utilizza Clausole Contrattuali Standard che soddisfano i requisiti della legislazione dell'UE.