Política de privacidade de Ajax

1. Sobre nós

Somos AJAX SYSTEMS CH, com o número de registo: HE 389004, e atuamos como o responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais. Pode contactar-nos através do endereço de e-mail privacy@ajax.systems.

2. Que dados pessoais tratamos

No âmbito dos nossos sistemas de segurança interna, podemos tratar as seguintes categorias de dados pessoais:

• informação técnica sobre o seu Ajax Hub (como modelo e número de série, definições de rede incluindo endereço IP, registo de eventos, configuração atual e anterior do dispositivo e localização);
• dados sobre o ambiente registados por dispositivos Ajax, incluindo temperatura, níveis de ruído e dados de movimentos;
• imagens, áudio e gravações de vídeo captadas por dispositivos Ajax.

Em relação à sua utilização dos nossos Produtos ou Serviços, podemos tratar os seguintes dados:

• informações sobre si (incluindo o seu nome, apelido, número de telemóvel, endereço de e-mail e fotografia);
• dados de contacto do seu dispositivo que possa fornecer ao convidar outros utilizadores para o Produto (por exemplo, endereço de e-mail ou número de telemóvel da pessoa que está a convidar);
• identificadores únicos, como o seu nome de utilizador e a palavra-passe;
• identificadores únicos dos utilizadores que ligou ao Produto, tais como o nome de utilizador, o papel no Produto e o endereço de e-mail;
• informações sobre o seu dispositivo móvel, incluindo o tipo, o sistema operativo e o idioma da interface;
• os seus dados de localização — se a funcionalidade Geofence estiver ativada na aplicação — para enviar lembretes para armar ou desarmar o sistema;
• o conteúdo das mensagens SMS com códigos de acesso enviadas aos utilizadores na plataforma Android durante o registo ou alterações da conta;
• informações sobre a sua utilização dos nossos Produtos e Serviços (incluindo pedidos da aplicação enviados para o nosso servidor);
• relativamente a Ajax Response, podemos transferir e tratar as informações respeitantes ao incidente em questão entre Ajax PRO Desktop e Ajax Response apenas na medida em que tal seja necessário para que a unidade de resposta rápida relevante do utilizador PRO (nestes casos, o Prestador de serviços) tome as devidas medidas, incluindo a receção e gestão do incidente, o planeamento de rotas através de ferramentas de navegação de terceiros e a comunicação do estado da resposta ao incidente.

Quando contacta a nossa equipa de suporte ao cliente, poderemos tratar as gravações de áudio das chamadas com a nossa equipa de suporte ao cliente.

Quando visita o nosso website, podemos tratar os seguintes dados:

• as informações que fornece ao preencher os formulários no website, que podem incluir os seus dados pessoais e de contacto;
• o seu endereço IP — para determinar a sua localização (país).

Durante a comunicação personalizada com funcionários e candidatos a vagas de emprego, bem como durante entrevistas e reuniões, podemos tratar dados pessoais adicionais que partilhe ao longo dessa comunicação e/ou nos documentos fornecidos (currículo/CV, carta de apresentação, etc.), incluindo, entre outros, os seguintes:

• informações pessoais (nome, apelido, número de telemóvel, endereço de e-mail, fotografia);
• identificadores únicos (por exemplo, nome de utilizador, dados de início de sessão);
• experiência profissional anterior;
• informações sobre educação e formação;
• certificados, diplomas e referências;
• passatempos, interesses e outras preferências pessoais.

Durante a cooperação comercial, podemos tratar dados pessoais e outras informações obtidas através de pedidos de assistência por e-mail, cartões de visita, aplicações, mensageiros, etc.

Os dados pessoais sujeitos a tratamento podem incluir as categorias acima listadas, bem como informações sobre parceiros e/ou os seus representantes, tais como:

• nome;
• cargo;
• números de telemóvel de contacto;
• endereço de e-mail.

Além dos métodos de tratamento acima mencionados, Ajax utiliza tecnologias de inteligência artificial (doravante também referidas como «IA») para melhorar a eficiência das operações e processos internos, bem como para simplificar a comunicação.

Os dados tratados por inteligência artificial podem, em determinados casos, incluir dados pessoais que identifiquem uma pessoa singular, na medida em que tais dados: a) estejam disponíveis publicamente; b) tenham sido fornecidos voluntariamente por si.

Em particular, isto pode incluir:

• informações pessoais (apelido, nome, patronímico);
• dados de contacto (números de telemóvel, endereços de e-mail);
• informações obtidas a partir de cartões de visita, pedidos, etc.

Estes dados podem ser tratados pelas nossas ferramentas de IA e pelos nossos subcontratantes para auxiliar no tratamento dos seus pedidos. Na maioria dos casos, isto significa que a IA ajuda a preparar uma resposta inicial ou determina a categoria relevante do seu pedido. Em casos limitados, a IA pode gerar uma resposta diretamente para si, podendo sempre optar por contactar um funcionário de Ajax. O tratamento assistido por IA não resulta em qualquer decisão baseada exclusivamente no tratamento automatizado que produza efeitos jurídicos a seu respeito ou que o afete de forma significativamente semelhante. Para o tratamento especificado, contratamos prestadores de serviços que garantem um nível adequado de proteção de dados pessoais. Ao mesmo tempo, salientamos que o tratamento de dados por Ajax é limitado e realizado exclusivamente com o objetivo de melhorar a eficiência das operações internas e para finalidades conexas.

3. Porque é que precisamos dos seus dados

• Todos os dados que recebemos através dos nossos sistemas de segurança internos ou quando utiliza os nossos Produtos ou Serviços são tratados unicamente para fornecer um nível apropriado de segurança. Isto significa que tratamos esses dados para cumprir os termos do contrato que celebrou connosco. Não recolhemos quaisquer informações que não sejam necessárias para prestar estes serviços.
• Adicionalmente, os dados recolhidos podem ser utilizados para fins analíticos e para melhorar a experiência do utilizador, com base no nosso interesse legítimo. Estes dados são tratados exclusivamente por Ajax e não são transferidos para terceiros para tratamento.
• Se concordar em subscrever a nossa newsletter por e-mail, enviaremos informações relevantes sobre a nossa empresa e novos produtos. Ao consentir em receber a newsletter, também concorda com a utilização dos seus dados para fins de personalização, para que possamos adaptar o conteúdo de forma a ser o mais relevante e interessante possível para si.
• Em caso de dificuldades ou problemas técnicos com o seu dispositivo, poderá enviar-nos um relatório de problema que inclua o ficheiro de registo da aplicação. Trataremos esses dados para resolver o problema e melhorar a qualidade dos nossos Produtos e Serviços. Este tratamento baseia-se no nosso interesse legítimo em melhorar a competitividade das nossas soluções no mercado.
• Também tratamos os dados de contacto do seu dispositivo — com o seu consentimento — exclusivamente para enviar convites às pessoas que adicionar ao Produto (por exemplo, os seus endereços de e-mail ou números de telemóvel).
• Além disso, podemos tratar os seus dados pessoais para garantir uma comunicação eficaz e eficiente. Isto inclui os casos em que nos contacta para efeitos de cooperação ou com um pedido de informação sobre os nossos dispositivos, ou se candidata a um cargo na nossa empresa.

Aqui estão alguns exemplos da forma como utilizamos os seus dados:

• para manter a sua conta e efetuar cópias de segurança dos seus dados;
• para registar informações (ficheiros de registo) num registo de eventos e resolver avarias do dispositivo;
• para lhe enviar notificações em aplicações Ajax (pode sempre ajustar as suas preferências de notificação nas definições da aplicação móvel);
• para lhe enviar mensagens de marketing que tenha subscrito para receber;
• para responder aos seus pedidos e fornecer apoio ao cliente;
• para tratar das suas consultas e estabelecer comunicação consigo para fins comerciais ou personalizados.

Os seus dados podem também ser utilizados no âmbito de Ajax Response, que se destina a ser utilizada por unidades de resposta rápida de utilizadores PRO (nestes casos, Prestadores de serviços que sejam empresas de monitorização) para a gestão de incidentes.

4. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais

Conservamos os dados pessoais durante todo o período de cooperação com o cliente, exceto determinados tipos de informações, incluindo:

• lista de eventos nas aplicações móveis e de desktop Ajax (para utilizadores finais e PRO), incluindo Ajax Response:

  • limitada a 500 registos, conservados por um período máximo de 2 anos;
  • limitada a 4000 registos para Ajax Superior MegaHub, conservados por um período máximo de 2 anos;

• Registo de eventos da Conta de empresa na aplicação Ajax PRO Desktop: conservado até ao limite máximo de 3,5 anos. Os ficheiros multimédia no registo de eventos da Conta da empresa são conservados por períodos que variam entre 7 dias e 2 anos, consoante as definições do perfil do cliente.

Alguns tipos de dados, como o nome, o cargo e os dados de contacto dos representantes especificados nos contratos, podem ser conservados após o termo do período de cooperação. Isto é necessário para cumprir as nossas obrigações legais.

• Apagamos sempre os dados pessoais após um cliente decidir encerrar a sua conta e enviar um pedido para privacy@ajax.systems. Nesses casos, deixamos de prestar serviços ao cliente e já não precisamos de conservar os seus dados.
• Os dados podem também permanecer em cópias de segurança cifradas por um período máximo de doze (12) meses, utilizadas exclusivamente para a recuperação em caso de desastre, sendo definitivamente eliminados após este período.
• Se desejar cancelar a subscrição das nossas newsletters, poderá fazê-lo a qualquer momento clicando no botão Cancelar subscrição na parte inferior de qualquer e-mail que receba ou enviando um pedido para privacy@ajax.systems. Desta forma, deixará de receber mais mensagens da nossa parte.
• Os ficheiros de registo nos nossos servidores são conservados por um período não superior a 7 dias.

5. Se os seus dados são partilhados com terceiros

Podemos transferir os seus dados pessoais para terceiros apenas quando for necessário para fornecer os serviços que utiliza. Isto pode incluir a partilha de dados com os nossos fornecedores e Prestadores de serviços, que apoiam o funcionamento dos nossos Produtos e Serviços — por exemplo, através da resposta rápida a incidentes, alojamento de dados, suporte técnico e/ou resolução de problemas.

Garantimos que todos estes terceiros aplicam um nível de proteção de dados pessoais equivalente ao mantido por Ajax.

Também podemos partilhar os seus dados de contacto (incluindo o número de telemóvel, o apelido/alcunha e o endereço de e-mail) com Prestadores de serviços de segurança física, se o solicitar ao selecionar um prestador na aplicação Ajax. Tenha em atenção que estes prestadores são responsáveis pelo tratamento independentes e assumem a total responsabilidade pela segurança dos seus dados pessoais.

Nos casos em que o Prestador de serviços faça parte de uma Organização em Ajax PRO Desktop, a Empresa principal dessa Organização (a empresa que lidera a Organização) também tem acesso aos mesmos dados sobre o seu sistema, na mesma qualidade. Isto resulta das próprias decisões organizacionais do seu Prestador de serviços, e não de Ajax. Será notificado na aplicação Ajax Security System se esta situação se aplicável no seu caso. Para quaisquer questões, contacte diretamente o seu Prestador de serviços.

A seu pedido, enviado a partir de um endereço de e-mail ou número de telemóvel autorizado, poderemos enviar um SMS com um código de autorização para este prestador. Este código é necessário para registar ou atualizar a sua conta. Embora selecionemos cuidadosamente os parceiros de renome apresentados nas nossas aplicações, recomendamos que consulte as respetivas políticas de privacidade antes de autorizar a transferência dos seus dados para os mesmos.

6. Como protegemos os seus dados

Levamos a cibersegurança a sério e implementámos uma série de medidas organizacionais e técnicas para reduzir riscos. Isto inclui firewalls, encriptação de dados e controlo de acesso baseado em permissões.

As suas informações estão protegidas por nomes de utilizador e palavras-passe únicos. Para canais de comunicação particularmente sensíveis com os nossos Produtos ou Serviços, utilizamos autenticação de servidor e ligações seguras.

Ao tratar os seus pedidos e consultas, aplicamos medidas de segurança adicionais para impedir o acesso não autorizado aos dados pessoais. Em particular, utilizamos a autenticação de dois fatores para verificar a sua identidade antes de divulgar qualquer informação ou tomar medidas que envolvam dados pessoais.

Ao mesmo tempo, reconhecemos que as suas credenciais ou dispositivos pessoais podem ser comprometidos. Nestes casos, entre em contacto com a nossa equipa de suporte imediatamente.

7. Quais são os seus direitos em relação aos dados pessoais

Tem os seguintes direitos em relação aos seus dados pessoais:

• o direito à informação;
• o direito de acesso;
• o direito de retificação;
• o direito ao apagamento dos dados;
• o direito à limitação do tratamento;
• o direito de portabilidade dos dados;
• o direito de oposição;
• o direitos relativo à tomada de decisões individuais automatizadas, incluindo definição de perfis;
• o direito de retirar o consentimento;
• o direito de apresentar uma reclamação junto de uma autoridade de controlo no seu país de residência ou de trabalho.

Para mais informações sobre os seus direitos e sobre a forma de os exercer, também poderá considerar útil a orientação publicada pelo Information Commissioner's Office do Reino Unido como explicação geral desses mesmos direitos.

8. Definição de perfis e tomada de decisão automatizada

Se subscreveu a nossa newsletter, poderemos utilizar os seus dados para personalizar o conteúdo dos e-mails que recebe.

Além disso, podemos utilizar sistemas automatizados para ajudar a melhorar a qualidade do nosso suporte técnico, de serviços e outros. Em particular, isto inclui:

• classificação e tratamento automáticos dos pedidos recebidos pelo serviço de suporte;
• realização de análises internas;
• monitorização da qualidade da prestação de serviços, incluindo a utilização de ferramentas automatizadas após a resolução de um pedido de suporte para analisar a comunicação escrita entre o cliente e a nossa equipa de suporte, com o objetivo de detetar sinais de sentimentos negativos ou insatisfação, com base exclusivamente no texto da comunicação e sem identificação biométrica.

Não nos envolvemos em qualquer tipo de criação de perfis ou tomada de decisões automatizada que produza efeitos jurídicos ou resultados igualmente significativos.

9. Cookies

Quando visita o nosso website, armazenamos cookies no seu dispositivo. Esta secção explica por que razão fazemos isto.

Também podemos partilhar os seus cookies e as informações neles contidas com os nossos parceiros e fornecedores de confiança para fornecer serviços relevantes. Por exemplo, isto pode ocorrer quando visita a página do Configurador de parceiros Ajax de um Parceiro específico que selecionou ou quando preenche um formulário para solicitar uma consulta com um Parceiro.

Ao prestar serviços no website, podemos transferir os seus identificadores, incluindo o seu endereço IP, o identificador de publicidade do dispositivo e os identificadores de cookies, para os nossos parceiros e prestadores.

Tenha em atenção que não recolhemos, utilizamos ou transferimos estas informações sem o seu consentimento.

Se desejar retirar o seu consentimento ou opor-se à partilha dos seus dados e informações com os nossos parceiros e prestadores, poderá submeter um pedido através do nosso Formulário de pedido do titular dos dados.

Também pode impedir que os cookies sejam armazenados no seu dispositivo, bloqueando-os ou eliminando-os no seu navegador. As instruções sobre como proceder estão disponíveis em https://www.aboutcookies.org.

O website de Ajax utiliza os seguintes tipos de cookies:

• cookies para resumir a sua experiência ao utilizar o nosso website;
• cookies para analisar a sua interação com o website e avaliar a sua qualidade;
• cookies de publicidade que nos permitem apresentar anúncios personalizados dos nossos Produtos e Serviços noutros websites. Alguns destes cookies podem conter informações sobre os seus interesses, que são identificados enquanto navega no website.

10. Como Ajax cumpre as leis europeias e internacionais de proteção de dados

Ajax cumpre a legislação europeia e internacional aplicável em matéria de proteção de dados. Para este fim, a empresa implementou uma série de medidas, mecanismos e procedimentos. Em particular, seguimos os princípios da limitação do tratamento de dados (privacidade desde a conceção e por defeito) e da minimização de dados e aplicamos um controlo rigoroso de acesso aos dados pessoais. As políticas internas de Ajax regem a recolha, o armazenamento, o tratamento, a eliminação e outras atividades relacionadas.

Ao transferir dados pessoais para terceiros, Ajax adota uma série de medidas técnicas e organizacionais e utiliza Cláusulas Contratuais-Tipo que cumprem os requisitos da legislação da UE.