Organização em Ajax PRO Desktop

Este artigo descreve como as empresas são agrupadas em organizações e como essas organizações funcionam em Ajax PRO Desktop.

Descrição geral

Uma organização é uma entidade que reúne várias empresas numa única estrutura. Possui uma sede (a empresa principal) e várias filiais (unidades).

As organizações proporcionam uma gestão de objetos mais flexível e centralizada, permitindo que os direitos de acesso sejam distribuídos entre os principais funcionários da empresa para qualquer objeto dentro da organização.

As funcionalidades da organização estão disponíveis nas apps Ajax das seguintes versões ou posteriores:

• Ajax PRO Desktop 5.XX (Windows/macOS)

Princípios fundamentais

As organizações em Ajax PRO Desktop funcionam de acordo com os princípios descritos a seguir.

Estrutura

• Uma organização é constituída por uma única empresa principal (sede) e várias unidades (empresas filiais).
• A empresa principal pode ter até 50 unidades. No entanto, este limite pode ser aumentado mediante pedido ao suporte técnico Ajax.
• Cada empresa pode fazer parte de apenas uma organização.
• Uma organização tem uma hierarquia de dois níveis: a empresa principal no primeiro nível e as unidades no segundo nível. Não está disponível um terceiro nível ou um nível inferior. Isto significa que a unidade principal da empresa não pode ter as suas próprias filiais.
• Qualquer empresa que não faça parte de uma organização ou que tenha saído de uma organização pode tornar-se uma empresa principal ou uma unidade.
• Se uma empresa for a empresa principal de uma organização, não pode tornar-se uma unidade de outra organização. Para que essa alteração possa ser efetuada, a empresa tem de sair primeiro da organização.
• Se uma empresa for uma unidade de uma organização, não pode tornar-se uma unidade de outra organização nem uma empresa principal. Para que essa alteração possa ser efetuada, a empresa tem de sair primeiro da organização.

Dependências do tipo de serviço da empresa

• Os serviços prestados pela empresa principal, como Monitorização de alarmes, instalação e manutenção, ou ambos, devem corresponder aos serviços prestados por todas as unidades da organização. Por exemplo, se a empresa principal prestar ambos os serviços, as unidades que prestam qualquer tipo de serviço, como Monitorização de alarmes, instalação e manutenção, ou ambos, podem fazer parte dessa empresa. Se a empresa principal prestar apenas Instalação e manutenção, apenas as unidades que prestem Instalação e manutenção podem fazer parte dessa empresa.
• A empresa principal não pode convidar unidades cujos serviços não sejam compatíveis.
• Uma unidade não pode aceitar um convite da empresa principal se os serviços que presta não forem compatíveis. Esta situação pode ocorrer se os serviços tiverem sido alterados após o envio do convite.
• A empresa principal não pode alterar os serviços que presta se essa alteração resultar numa incompatibilidade com os serviços prestados pelas unidades.
• Uma unidade não pode alterar os serviços que presta se essa alteração resultar numa incompatibilidade com os serviços prestados pela empresa principal.
• Se a empresa principal prestar tanto serviços de Monitorização de alarmes como de Instalação e manutenção, e uma unidade prestar apenas um tipo de serviço, essa unidade pode passar a prestar ambos os serviços. No entanto, após esta alteração, a unidade não pode voltar a prestar apenas um serviço devido a restrições do sistema. Para efetuar essa alteração, a unidade tem de sair da organização.

Eliminação da empresa

• Se uma empresa fizer parte de uma organização, seja como empresa principal ou como unidade, não pode ser eliminada. A empresa tem de sair primeiro da organização para poder ser eliminada.

Sensibilização do utilizador final

Uma vez que a empresa principal tem direitos de acesso aos objetos das suas unidades, o sistema garante que os utilizadores finais sejam sempre informados quando uma empresa constitui uma unidade dentro de uma organização. O sistema também notifica os utilizadores finais quando uma empresa adicionada ao objeto (espaço do utilizador) se torna uma filial ou sai da organização.

Todas as empresas dentro de uma organização têm a etiqueta «Unidade na organização» nas apps Ajax. Mais informações sobre a empresa principal estão disponíveis na página de informações da unidade.

O sistema notifica os utilizadores finais sobre os seguintes eventos:

• Uma empresa de monitorização ou de instalação que presta serviços a um objeto passa a ser uma unidade da organização. A empresa principal e os seus funcionários também podem aceder ao objeto.
• Uma empresa de monitorização ou instalação que faz parte da organização começa a prestar serviços ao objeto. A empresa principal e os seus funcionários também podem aceder ao objeto.
• Uma empresa de monitorização ou instalação que presta serviços a um objeto deixa a organização. A empresa principal e os seus funcionários já não podem aceder ao objeto.

Gestão da organização

A gestão da organização é efetuada no menu Organização de Ajax PRO Desktop. Este menu está disponível apenas para as funções de Proprietário da empresa. No menu, os proprietários da empresa podem fazer o seguinte:

• Como proprietário da empresa principal:

  • Enviar convites a empresas para aderirem à organização como unidades

  • Consultar a lista de unidades convidadas

  • Revogar os convites que as unidades ainda não tenham aceite ou recusado

  • Consultar a lista de empresas que aderiram à organização como unidades

  • Enviar um pedido de eliminação às unidades para saírem da organização

  • Revogar os pedidos de eliminação que as unidades ainda não tenham aceite ou recusado

• Como proprietário de uma unidade:

  • Consultar a lista de convites para aderir à organização como unidade

  • Aceitar ou recusar convites

  • Consultar informações sobre a empresa principal

  • Confirmar um pedido de eliminação para sair da organização

Para abrir o menu Organização, em Ajax PRO Desktop:

1. Inicie sessão na app com uma conta de proprietário da empresa.
2. Selecione Empresa na barra de navegação.
3. Selecione Organização no menu de navegação.

Adição de uma unidade a uma organização

Para adicionar uma unidade a uma organização, a empresa principal deve enviar um convite à unidade, e esta deve aceitá-lo.

Para enviar um convite a partir da empresa principal, em Ajax PRO Desktop:

1. Selecione Empresa na barra de navegação e aceda a Organização.
2. Clique em Convidar unidade.
3. Introduza o nome da empresa ou o seu endereço de e-mail no campo de pesquisa.
4. Selecione a empresa pretendida na lista.
5. Clique em Convidar unidade para enviar um convite.

Para processar um convite a partir da unidade, em Ajax PRO Desktop:

1. Selecione Empresa na barra de navegação e aceda a Organização.
2. Selecione o convite pretendido na lista.
3. Clique em Juntar-se à organização para aceitar o convite ou clique em Recusar convite para o rejeitar.

Eliminação de uma unidade de uma organização

Para eliminar uma unidade de uma organização, a empresa principal deve enviar um pedido de eliminação à unidade, e esta deve confirmá-lo.

Para enviar um pedido de eliminação a partir da empresa principal, em Ajax PRO Desktop:

1. Selecione Empresa na barra de navegação e aceda a Organização.
2. Selecione a unidade pretendida na lista.
3. Clique em Eliminar da organização e, em seguida, clique em Eliminar para confirmar o envio do pedido de eliminação.

Para processar um pedido de eliminação a nível da unidade, em Ajax PRO Desktop:

1. Selecione Empresa na barra de navegação e aceda a Organização.
2. Clique em Confirmar eliminação e, em seguida, clique em Sair da organização para confirmar a saída da organização.

Se tiver sido enviado um pedido de eliminação por engano, contacte a empresa principal para esclarecer os pormenores.

Gestão de funcionários

Uma organização permite atribuir os funcionários da empresa principal a várias unidades. Isto permite aos funcionários aceder e gerir todas as empresas atribuídas e os respetivos objetos a partir de um único local, sem terem de alternar entre empresas.

Apenas os funcionários da empresa principal com direitos administrativos podem atribuir outros funcionários da empresa principal a unidades. O direito de atribuir funcionários está distribuído pelas funções da seguinte forma:

• Proprietário da empresa — pode atribuir funcionários com qualquer função a qualquer unidade.
• Chefe de instaladores — pode atribuir apenas funcionários com a função de Instalador às unidades às quais o Chefe de instaladores está atribuído.
• Chefe de operadores — pode atribuir apenas funcionários com a função de Operador às unidades às quais o Chefe de operadores está atribuído.
• Engenheiro sénior da CRA — pode atribuir apenas funcionários com a função de Engenheiro às unidades às quais o Engenheiro sénior da CRA está atribuído.

Para atribuir um funcionário a uma unidade, em Ajax PRO Desktop:

1. Selecione Empresa na barra de navegação e aceda a Funcionários.
2. Encontre o funcionário pretendido na lista.
3. Clique em e selecione Unidades atribuídas.
4. Clique em Atribuir à unidade ou em Editar na janela que se abre.
5. Selecione as unidades pretendidas.
6. Clique em Guardar para atribuir as unidades.

Quando se adiciona um novo funcionário à empresa principal, o sistema permite atribuí-lo às unidades necessárias durante o processo de adição.

Assim que um funcionário é atribuído a uma unidade, mantém as mesmas funções que tem na empresa principal. Os direitos de acesso dos funcionários aos objetos da unidade são definidos nas definições de Direitos de acesso da unidade.

Um funcionário atribuído a uma unidade pode visualizar a lista completa dos objetos dessa unidade, pesquisá-los e filtrá-los, bem como gerir cada objeto de acordo com os seus direitos de acesso na respetiva unidade. Para mais informações, consulte a secção Gestão de objetos.

Cada unidade tem duas listas de funcionários no menu Funcionários de Ajax PRO Desktop. O separador Os seus funcionários apresenta os funcionários da unidade, enquanto o separador Funcionários da empresa principal apresenta os funcionários atribuídos a esta unidade. O separador Funcionários da empresa principal apresenta os funcionários em modo de apenas leitura, uma vez que a empresa principal é responsável pela sua gestão.

Uma unidade pode adicionar um novo funcionário ao nível da unidade, mesmo que esse funcionário já tenha sido adicionado à empresa principal e atribuído à unidade. Neste caso, o funcionário pode alternar entre a empresa principal e a unidade. O funcionário aparecerá em ambas as listas — Os seus funcionários e Funcionários da empresa principal — no menu Funcionários.

Gestão de objetos

Uma organização permite a gestão centralizada de objetos em várias unidades. Os funcionários da empresa principal podem consultar a lista completa de todos os objetos das unidades, pesquisá-los e filtrá-los, bem como gerir cada objeto de acordo com os seus direitos de acesso na respetiva unidade. Note que os funcionários da empresa principal só podem aceder aos objetos das unidades às quais estão atribuídos.

Os objetos estão disponíveis no separador Objetos de Ajax PRO Desktop. A coluna Gerido por unidade indica a que empresa pertence o objeto.