Ajax Gizlilik Politikası

1. Hakkımızda

Kayıt numarası HE 389004 olan AJAX SYSTEMS CH olarak kişisel verilerinizin veri sorumlusuyuz. Bize privacy@ajax.systems adresinden ulaşabilirsiniz.

2. Hangi kişisel verileri işliyoruz

Dahili güvenlik sistemlerimiz kapsamında aşağıdaki kişisel veri kategorilerini işleyebiliriz:

• Ajax Hub'ınıza ait teknik bilgiler (model ve seri numarası, IP adresi dahil ağ ayarları, olay günlüğü, mevcut ve önceki cihaz yapılandırması ile konum);
• sıcaklık, gürültü seviyeleri ve hareket verileri dahil olmak üzere Ajax cihazları tarafından kaydedilen ortama ilişkin veriler;
• Ajax cihazları tarafından kaydedilen görüntüler, ses ve video kayıtları.

Ürünlerimizi veya Hizmetlerimizi kullanımınız kapsamında aşağıdaki verileri işleyebiliriz:

• sizinle ilgili bilgiler (adınız, soyadınız, telefon numaranız, e-posta adresiniz ve fotoğrafınız dahil);
• Ürüne başka kullanıcıları davet ederken cihazınızdan sağlayabileceğiniz iletişim bilgileri (örneğin, davet ettiğiniz kişinin e-posta adresi veya telefon numarası);
• kullanıcı adınız ve şifreniz gibi benzersiz tanımlayıcılar;
• Ürüne bağladığınız kullanıcıların benzersiz tanımlayıcıları (kullanıcı adı, Ürün içindeki rolü ve e-posta adresi gibi);
• mobil cihazınıza ilişkin bilgiler (cihaz türü, işletim sistemi ve arayüz dili dahil);
• konum verileriniz — uygulamada Geofence özelliği etkinleştirildiyse, sistemi kurma veya çözme hatırlatmaları göndermek için;
• Android platformunda, kayıt veya hesap değişiklikleri sırasında kullanıcılara gönderilen erişim kodlarını içeren SMS mesajlarının içeriği;
• Ürünlerimizi ve Hizmetlerimizi kullanımınıza ilişkin bilgiler (uygulama aracılığıyla sunucumuza gönderilen talepler dahil);
• Ajax Response ile bağlantılı olarak; olayın alınması ve yönetilmesi, üçüncü taraf navigasyon araçları kullanılarak rota planlanması ve olaya müdahale durumunun raporlanması da dahil olmak üzere, PRO kullanıcının (bu durumlarda Hizmet Sağlayıcının) ilgili hızlı müdahale biriminin harekete geçmesi için yalnızca gerekli olduğu ölçüde, ilgili olaya ilişkin bilgileri Ajax PRO Desktop ile Ajax Response arasında aktarabilir ve işleyebiliriz.

Müsteri destek ekibimizle iletişime geçtiğinizde bu destek görüşmelerinin ses kayıtlarını işleyebiliriz.

Web sitemizi ziyaret ettiğinizde aşağıdaki verileri işleyebiliriz:

• web sitesindeki formları doldururken sağladığınız, kişisel ve iletişim bilgilerinizi içerebilecek bilgiler;
• IP adresiniz — konumunuzu (ülkenizi) belirlemek amacıyla.

Çalışanlar ve açık pozisyonlara aday olan kişilerle gerçekleştirilen kişiselleştirilmiş iletişim sırasında, ayrıca mülakatlar ve toplantılar esnasında, tarafınızca paylaşılan iletişim ve/veya sunulan belgelerde (özgeçmiş/CV, ön yazı vb.) yer alan ek kişisel verileri işleyebiliriz. Bu veriler, aşağıdakilerle sınırlı olmamak üzere şunları içerebilir:

• kişisel bilgileriniz (ad, soyad, telefon numarası, e-posta adresi, fotoğraf);
• benzersiz tanımlayıcılarınız (örneğin, kullanıcı adı, oturum adı);
• önceki iş deneyimleriniz;
• eğitim ve öğretim bilgileriniz;
• sertifikalarınız, diplomalarınız ve referanslarınız;
• hobileriniz, ilgi alanlarınız ve diğer kişisel tercihleriniz.

İş birliği sürecinde, destek e-posta talepleri, kartvizitler, uygulamalar, mesajlaşma araçları vb. aracılığıyla elde edilen kişisel verileri ve diğer bilgileri işlenebilir.

İşleme tabi tutulan kişisel veriler yukarıda listelenen kategorilerin yanı sıra aşağıdakiler gibi iş ortakları ve/veya onların temsilcilerine ait bilgileri içerebilir:

• adı;
• görev;
• iletişim telefon numaraları;
• e-posta adresleri.

Yukarıda belirtilen işleme yöntemlerine ek olarak Ajax, dahili operasyonların ve süreçlerin verimliliğini artırmak ve iletişimi kolaylaştırmak amacıyla yapay zeka (bundan böyle “YZ” olarak da anılacaktır) teknolojilerini kullanmaktadır.

Yapay zeka tarafından işlenen veriler, söz konusu verilerin: a) kamuya açık olması; b) tarafınızca gönüllü olarak sağlanmış olması ölçüsünde, bazı durumlarda bir bireyin kimliğini belirleyen kişisel verileri içerebilir.

Özellikle şunları içerebilir:

• kişisel bilgiler (soyadı, adı, baba adı);
• iletişim bilgileri (telefon numaraları, e-posta adresleri);
• kartvizitler, talepler vb. aracılığıyla elde edilen bilgiler.

Bu tür veriler, taleplerinizin yerine getirilmesine yardımcı olmak amacılığıyla yapay zeka araçlarımız ve veri işleyenlerimiz tarafından işlenebilir. Çoğu durumda bu; yapay zekanın bir yanıt taslağı hazırlamaya yardımcı olduğu veya talebinizin ilgili kategorisini belirlediği anlamına gelir. Sınırlı durumlarda yapay zeka size doğrudan bir yanıt oluşturabilir; dilediğiniz zaman bunun yerine bir Ajax çalışanıyla iletişime geçmeyi tercih edebilirsiniz. Yapay zeka destekli işleme; hakkınızda hukuki sonuçlar doğuran veya sizi benzer şekilde önemli ölçüde etkileyen, yalnızca otomatik işlemeye dayalı herhangi bir karara yol açmaz. Belirtilen veri işleme faaliyetleri kapsamında, kişisel verilerin korunmasına yönelik uygun bir düzey sağlayan hizmet sağlayıcılarla çalışmaktayız. Aynı zamanda, Ajax tarafından gerçekleştirilen veri işlemenin sınırlı olduğunu ve yalnızca dahili operasyonların verimliliğini artırmak ile bağlantılı amaçlar doğrultusunda gerçekleştirildiğini önemle belirtiriz.

3. Verilerinize neden ihtiyacımız var

• İç güvenlik sistemlerimiz aracılığıyla ya da Ürünlerimizi veya Hizmetlerimizi kullandığınızda elde ettiğimiz tüm veriler, yalnızca uygun bir güvenlik seviyesi sağlamak amacıyla işlenmektedir. Bu, söz konusu verilerin, tarafınızla akdedilen sözleşme hükümlerinin yerine getirilmesi amacıyla işlendiği anlamına gelmektedir. Bu hizmetlerin sunulması için gerekli olmayan hiçbir bilgiyi toplamamaktayız.
• Ayrıca, toplanan veriler meşru menfaatlerimiz kapsamında analiz amaçlarıyla ve kullanıcı deneyimini iyileştirmek için kullanılabilir. Bu veriler yalnızca Ajax tarafından işlenmekte olup, üçüncü taraflara işlenmek üzere aktarılmamaktadır.
• E-posta bültenimize abone olmayı kabul etmeniz halinde, size şirketimiz ve yeni ürünlerimiz hakkında ilgili bilgiler gönderilecektir. Bülten alımına onay vermenizle birlikte, içeriğin sizin için daha alakalı ve ilgi çekici hâle getirilmesi amacıyla verilerinizin kişiselleştirme amacıyla kullanılmasını da kabul etmiş olursunuz.
• Cihazla ilgili sorun veya teknik aksaklık durumunda, uygulama günlük dosyasını içeren bir hata raporu gönderilmesi mümkündür. Bu veriler, ilgili sorunun çözülmesi ve Ürünlerimizin ve Hizmetlerimizin kalitesinin artırılması amacıyla işlenmektedir. Bu işleme faaliyeti, çözümlerimizin piyasadaki rekabet gücünü artırmaya yönelik meşru menfaatimize dayanmaktadır.
• Ayrıca, Ürüne kişi eklemeniz durumunda, yalnızca bu kişilere davet gönderilmesi amacıyla — açık rızanıza istinaden — cihazınızdaki iletişim bilgileri (örneğin, e-posta adresleri veya telefon numaraları) işlenmektedir.
• Buna ek olarak, kişisel verileriniz etkili ve verimli bir iletişim sağlanması amacıyla da işlenebilir. Bu, bizimle iş birliği amacıyla, cihazlarımıza ilişkin bir talebiniz için iletişime geçmeniz ya da şirketimizde bir pozisyona başvurmanız gibi durumları da kapsamaktadır.

Aşağıda verilerinizi nasıl kullandığımıza dair bazı örnekler yer almaktadır:

• hesabınızı korumak ve verilerinizi yedeklemek;
• olay günlüğüne bilgi (günlük dosyaları) kaydetmek ve cihaz arızalarını gidermek;
• Ajax uygulamaları aracılığıyla size bildirim göndermek (bildirim tercihlerinizi mobil uygulama ayarlarından her zaman değiştirebilirsiniz);
• abone olduğunuz pazarlama mesajlarını size iletmek;
• taleplerinize yanıt vermek ve müşteri desteği sağlamak;
• taleplerinizi işlemek ve sizinle ticari veya kişiselleştirilmiş amaçlarla iletişim kurmak.

Verileriniz ayrıca olayları yönetmek üzere PRO kullanıcıların (bu durumlarda izleme şirketi olan Hizmet Sağlayıcılarının) hızlı müdahale birimleri tarafından kullanılması amaçlanan Ajax Response ile bağlantılı olarak da kullanılabilir.

4. Kişisel verilerinizi ne kadar süreyle saklıyoruz

Müşteriyle iş birliğimiz boyunca kişisel verileri saklarız; ancak aşağıdaki gibi bazı veri türleri istisna teşkil etmektedir:

• Ajax mobil ve masaüstü uygulamalarındaki olay listesi (Son Kullanıcılar ve PRO kullanıcılar için), şunlar dahil: Ajax Response:

  • 500 kayıtla sınırlıdır, en fazla 2 yıl süreyle saklanır;
  • Ajax Superior MegaHub için 4,000 kayıtla sınırlıdır, en fazla 2 yıl süreyle saklanır;

• Ajax PRO Desktop uygulamasındaki Şirket Hesabı olay günlüğü: 3,5 yıla kadar saklanmaktadır. Şirket Hesabı olay günlüğündeki medya dosyaları, müşteri profil ayarlarına bağlı olarak 7 gün ile 2 yıl arasında değişen sürelerle saklanmaktadır.

Sözleşmelerde belirtilen temsilcilerin adı, unvanı ve iletişim bilgileri gibi bazı veri türleri, iş birliği süresi sona erdikten sonra da saklanabilir. Bu, yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için gereklidir.

• Bir müşteri hesabını kapatmayı seçtiğinde ve privacy@ajax.systems adresine talepte bulunduğunda kişisel verileri her zaman sileriz. Bu gibi durumlarda, müşteriye hizmet sunmayı durdururuz ve verilerini saklama ihtiyacı duymayız.
• Veriler ayrıca, yalnızca olağanüstü durum kurtarma amacıyla kullanılan şifrelenmiş yedek kopyalarda on iki (12) aya kadar saklanabilir ve bu sürenin sonunda kalıcı olarak silinir.
• Bültenlerimize aboneliğinizi iptal etmek isterseniz aldığınız herhangi bir e-postanın alt kısmındaki Abonelikten çık butonuna tıklayarak veya  privacy@ajax.systems adresine talep göndererek istediğiniz zaman ayrılabilirsiniz. Bu durumda tarafımızdan başka e-posta almazsınız.
• Sunucularımızdaki günlük dosyaları 7 günden uzun süre saklanmaz.

5. Verilerinizin üçüncü taraflarla paylaşılıp paylaşılmadığı

Kişisel verileriniz yalnızca, kullandığınız hizmetlerin sunulması için gerekli olduğunda üçüncü taraflara aktarılmaktadır. Bu, Ürünlerimizin ve Hizmetlerimizin işleyişini destekleyen tedarikçilerimiz ve Hizmet Sağlayıcılarımızla veri paylaşımını da içerebilir — örneğin, olaylara hızlı müdahale, veri barındırma, teknik destek ve/veya sorun giderme.

Bu tür üçüncü tarafların, Ajax tarafından sağlanan seviyede bir kişisel veri koruma düzeyi uygulamaları sağlanmaktadır.

Ajax uygulamasında bir sağlayıcı seçerek talepte bulunmanız hâlinde, iletişim bilgilerinizi (telefon numarası, takma ad ve e-posta adresi dâhil) fiziki güvenlik Hizmeti Sağlayıcılarıyla da paylaşabiliriz. Lütfen bu hizmet sağlayıcılarının bağımsız veri sorumluları olduğunu ve kişisel bilgilerinizin güvenliğinden tamamen sorumlu olduklarını unutmayın.

Hizmet Sağlayıcının Ajax PRO Desktop'taki bir Organizasyonun parçası olduğu durumlarda, söz konusu Organizasyonun Ana Şirketi (Organizasyonu yöneten şirket) de aynı sıfatla sisteminize ilişkin aynı verilere erişim hakkına sahiptir. Bu durum, Ajax'tan değil, Hizmet Sağlayıcınızın kendi organizasyonel kararlarından kaynaklanmaktadır. Bu durum sizin için geçerliyse Ajax Security System uygulamasında bir bildirim alacaksınız. Herhangi bir sorunuz olursa Hizmet Sağlayıcınızla iletişime geçin.

Yetkili bir e-posta adresinden veya telefon numarasından gönderilen talebiniz üzerine, söz konusu hizmet sağlayıcıya bir yetkilendirme kodu içeren SMS gönderebiliriz. Bu kod, hesabınızın kaydedilmesi veya güncellenmesi için gereklidir. Uygulamalarımızda yalnızca güvenilir iş ortaklarına yer veriyor olsak da, verilerinizin bu hizmet sağlayıcılara aktarılmasını talep etmeden önce gizlilik politikalarını incelemenizi tavsiye ederiz.

6. Verilerinizi nasıl koruyoruz

Siber güvenliği ciddiyetle ele alıyor ve riskleri azaltmak amacıyla çeşitli organizasyonel ve teknik önlemler uyguluyoruz. Bu önlemler arasında güvenlik duvarları, veri şifreleme ve yetki temelli erişim kontrolü yer almaktadır.

Bilgileriniz, benzersiz kullanıcı adları ve parolalarla korunmaktadır. Ürünlerimiz veya Hizmetlerimizle olan özellikle hassas iletişim kanalları için sunucu kimlik doğrulaması ve güvenli bağlantılar kullanılmaktadır.

Taleplerinizi ve başvurularınızı işlerken, kişisel verilere yetkisiz erişimi önlemek amacıyla ek güvenlik önlemleri uygulamaktayız. Özellikle, herhangi bir bilgiyi açıklamadan veya kişisel verilerle ilgili bir işlem gerçekleştirmeden önce kimliğinizi iki faktörlü kimlik doğrulama kullanarak teyit etmekteyiz.

Aynı zamanda, kimlik bilgilerinizin veya kişisel cihazlarınızın ele geçirilmiş olabileceğinin farkındayız. Bu gibi durumlarda lütfen derhâl destek ekibimizle iletişime geçin.

7. Kişisel verilerle ilgili sahip olduğunuz haklar

Kişisel verilerinizle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• bilgilendirilme hakkı;
• erişim hakkı;
• düzeltme hakkı;
• silinme hakkı;
• işlemeyi kısıtlama hakkı;
• veri taşınabilirliği hakkı;
• itiraz etme hakkı;
• otomatik karar alma ve profillemeye tabi tutulmama hakkı;
• rızayı geri çekme hakkı;
• ikamet ettiğiniz veya çalıştığınız ülkedeki denetim makamına şikayette bulunma hakkı.

Haklarınız ve bu hakları nasıl kullanabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için, bu haklara ilişkin genel bir açıklama niteliğinde olan Birleşik Krallık Bilgi Komiserliği Ofisi tarafından yayınlanan rehberden de yararlanabilirsiniz.

8. Profil oluşturma ve otomatik karar verme

Bültenimize abone olmanız hâlinde, aldığınız e-postaların içeriğini kişiselleştirmek amacıyla verilerinizi kullanabiliriz.

Ayrıca, teknik hizmetlerimizin, müşteri desteğimizin ve diğer destek süreçlerimizin kalitesini artırmak amacıyla otomatik sistemlerden faydalanabiliriz. Bu kapsamda özellikle şunlar yer alır:

• destek hizmeti tarafından alınan talepleri otomatik olarak sıralama ve işleme;
• dahili analizlerin yürütülmesi;
• bir destek talebi çözüldükten sonra, yalnızca iletişim metnine dayanarak ve herhangi bir biyometrik kimlik tespiti yapılmaksızın, olumsuz duygu veya memnuniyetsizlik sinyallerini tespit etmek amacıyla müşteri ile destek ekibimiz arasındaki yazılı iletişimi analiz etmek için otomatik araçların kullanılması da dahil olmak üzere sunulan hizmetin kalitesinin denetlenmesi.

Yasal sonuçlar doğuran veya benzer şekilde önemli etkiler üreten herhangi bir profilleme ya da otomatik karar alma faaliyeti yürütmemekteyiz.

9. Çerezler

Web sitemizi ziyaret ettiğinizde, cihazınıza çerezler yerleştirilir. Bu bölümde bunun neden yapıldığı açıklanmaktadır.

Ayrıca, çerezlerinizi ve bunların içerdiği bilgileri, ilgili hizmetlerin sunulabilmesi amacıyla güvenilir iş ortaklarımız ve hizmet sağlayıcılarımızla paylaşabiliriz. Örneğin, seçtiğiniz belirli bir İş Ortağının Ajax Partner Configurator sayfasını ziyaret ettiğinizde veya bir İş Ortağı ile görüşme talep etmek için bir form doldurduğunuzda bu durum gerçekleşebilir.

Web sitesinde hizmet sunarken, IP adresiniz, cihaz reklam tanımlayıcınız ve çerez tanımlayıcılarınız dâhil olmak üzere tanımlayıcılarınızı iş ortaklarımıza ve hizmet sağlayıcılarımıza aktarabiliriz.

Lütfen bu tür bilgileri, açık rızanız olmadan toplamadığımızı, kullanmadığımızı veya aktarmadığımızı unutmayın.

Verilerinizi ve bilgilerinizi iş ortaklarımız ve hizmet sağlayıcılarımızla paylaşmaya yönelik verdiğiniz rızayı geri çekmek veya bu paylaşımdan vazgeçmek isterseniz, Veri Sahibi Talep Formu aracılığıyla talebinizi iletebilirsiniz.

Çerezlerin cihazınıza kaydedilmesini, tarayıcınız üzerinden bunları engelleyerek veya silerek de önleyebilirsiniz. Bunun nasıl yapılacağına dair talimatlar https://www.aboutcookies.org adresinde bulunabilir.

Ajax web sitesi aşağıdaki çerez türlerini kullanmaktadır:

• web sitemizi kullanma deneyiminizi özetlemek amacıyla çerezler;
• web sitesiyle etkileşiminizi analiz etmek ve kalitesini değerlendirmek amacıyla çerezler;
• Ürün ve Hizmetlerimizle ilgili kişiselleştirilmiş reklamları diğer web sitelerinde gösterebilmemizi sağlayan reklam çerezleri. Bu çerezlerin bazıları, web sitesinde gezinirken tespit edilen ilgi alanlarınıza ilişkin bilgiler içerebilir.

10. Ajax Avrupa ve uluslararası veri koruma yasalarına nasıl uyuyor

Ajax, yürürlükteki Avrupa ve uluslararası veri koruma mevzuatına uygun hareket etmektedir. Bu amaçla şirket çeşitli önlemler, mekanizmalar ve prosedürler uygulamaya koymuştur. Özellikle, veri işleme sınırlaması ilkelerine (tasarım ve varsayılan ayarlar ile gizlilik) ve veri minimizasyonuna uymakta ve kişisel veriler üzerinde sıkı erişim kontrolü uygulamaktadır. Ajax'ın iç politikaları; verilerin toplanması, saklanması, işlenmesi, silinmesi ve diğer ilgili faaliyetleri düzenlemektedir.

Kişisel veriler üçüncü taraflara aktarılırken, Ajax çeşitli teknik ve organizasyonel önlemler almakta ve AB hukukunun gerekliliklerini karşılayan Standart Sözleşme Maddelerini (Standard Contractual Clauses) kullanmaktadır.