Automatischer Versand von Wartungsberichten: weniger manuelle Arbeit bei Routinekontrollen

Mit der Veröffentlichung von Ajax PRO Desktop 5.27 können Sicherheits- und Überwachungsunternehmen jetzt die Erstellung und den Versand von Wartungsberichten automatisieren. Diese Funktion unterstützt Unternehmen, die Hunderte oder Tausende Einrichtungen verwalten, dabei, weniger Zeit für die manuelle Erstellung von Berichten aufzuwenden.

Was ist ein Wartungsbericht?

Der erstmals in Ajax PRO Desktop 3.4eingeführte Wartungsbericht wurde entwickelt, um Installations- und Überwachungsunternehmen bei der Aufrechterhaltung einer hohen Servicequalität in geschützten Einrichtungen zu unterstützen. Er bietet einen strukturierten und detaillierten Überblick über den Status eines Ajax Systems zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Der Bericht kann mit nur wenigen Klicks in der Ajax PRO Desktop App erstellt und heruntergeladen werden.

Manuelles Erstellen und Herunterladen eines Wartungsberichts

Warum es für ein Sicherheitsgeschäft von entscheidender Bedeutung ist

Die Qualität und das Kundenvertrauen sind bei professionellen Sicherheitsdienstleistungen unerlässlich. Wartungsberichte spielen nicht nur für Ingenieure, sondern auch für das Unternehmen selbst eine wichtige Rolle. Diese Berichte verwandeln technische Prüfungen in transparente, professionelle Dienstleistungen, auf die sich die Kunden verlassen können.

Für Kunden ist ein PDF-Bericht mehr als nur technische Daten — es ist ein Zeichen dafür, dass ihr Sicherheitsanbieter die Kontrolle hat, verantwortlich ist und professionell arbeitet. Für Unternehmen ist es eine skalierbare Möglichkeit, die Qualitätskontrolle über alle geschützten Objekte hinweg zu standardisieren. Mithilfe dieser Berichte kann Folgendes erreicht werden:

sie liefern einen klaren Beweis für den Systemzustand sowie für die Erbringung von Dienstleistungen;
sie helfen bei der Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen und SLAs;
sie unterstützen die proaktive Wartung und verringern die Zahl der Notfalleinsätze;
sie dienen als Dokumentation für Audits, Zertifizierungen und die Kommunikation mit Kunden;
sie sparen Zeit für Telefonate und unnötige Besuche vor Ort.

So funktioniert der automatische Versand

automatic sending — Planung von automatischen Wartungsberichten in der Ajax PRO Desktop App

Mit Ajax PRO Desktop 5.27 können Wartungsberichte automatisch versendet werden — es sind keine manuellen Maßnahmen erforderlich. Das bedeutet, dass routinemäßige Systemprüfungen planmäßig durchgeführt werden, ohne Ihr Team zusätzlich zu belasten.

Die Konfiguration von automatischen Wartungsberichten ist einfach. Gehen Sie zum Menü Objekte, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Wartungsberichte oben links und wählen Sie die Einrichtungen aus, für die Sie die Funktion konfigurieren möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bericht planen auf der linken Seite und fahren Sie mit den Einstellungen für die Planung fort.

Sie können Folgendes konfigurieren:

Lieferplan: wöchentlich, alle 2 Wochen, monatlich, alle 3 Monate, alle 6 Monate oder jährlich;
Berichtstyp: automatische Berichte ohne Probleme, mit erkannten Problemen oder beides;
Empfänger: technische E-Mail des Unternehmens oder E-Mail der für das Objekt zuständigen Person.

Beachten Sie, dass nur der Eigentümer des Unternehmenskontos automatische Wartungsberichte aktivieren und auswählen kann, wer sie erhält.

Sie können nur einen automatischen Wartungsbericht pro Objekt planen. Sie können jedoch jederzeit einen neuen automatischen Bericht erstellen. Der zuvor geplante Bericht wird dann automatisch ersetzt und entfernt.

Archiv mit Berichten

Genau wie manuell erstellte Berichte werden auch automatisch gesendete Berichte in Ajax PRO Desktop archiviert, sodass sie später wiederverwendet werden können. Jeder Bericht im Archiv enthält Folgendes:

die Erstellungsmethode (manuell oder automatisch);
den Benutzer, der den Bericht erstellt hat (falls manuell);
das Datum und die Uhrzeit der Berichtserstellung.

Das Archiv zeigt auch an, wann der nächste automatische Wartungsbericht geplant ist.

Archive — Archiv der Wartungsberichte in der Ajax PRO Desktop App

Dieses Maß an Protokollierung sorgt für die Rückverfolgbarkeit, die für zertifizierte Überwachungszentren und große Installateure von entscheidender Bedeutung ist. Ein automatisch erstellter Bericht kann 2 Jahre lang gespeichert werden, wobei die letzten fünf Berichte pro Einrichtung verfügbar sind.