AJAX AVG FAQ

Basisprincipes

Wat is de AVG?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook bekend als Verordening (EU) 2016/679 of "AVG") is een verordening in de EU-wetgeving over gegevensbescherming en privacy in de EU en de Europese Economische Ruimte (EER). Hoewel het is opgesteld en aangenomen door de Europese Unie (EU), legt het verplichtingen voor gegevensbescherming op aan organisaties waar dan ook, zolang ze zich richten op of gegevens verzamelen over personen in de EU.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle informatie die betrekking heeft op een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Verschillende stukjes informatie die samen worden gebracht en kunnen leiden tot de identificatie van een bepaalde persoon, zijn ook persoonsgegevens.

Persoonsgegevens die geanonimiseerd, versleuteld of gepseudonimiseerd zijn, maar waarmee een persoon nog steeds kan worden geïdentificeerd, blijven persoonsgegevens en vallen onder de wet.

Hieronder vindt u enkele voorbeelden van persoonsgegevens:

• voor- en achternaam;
• adres;
• e-mailadres;
• ID/serienummer;
• locatiegegevens;
• IP-adres;
• cookie-identificaties;
• reclame-identifier van de telefoon.

Wat houdt het verwerken van gegevens in?

De definitie van gegevensverwerking omvat een breed scala aan activiteiten die handmatig en geautomatiseerd worden uitgevoerd met persoonsgegevens. Het omvat het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, openbaar maken door middel van doorzending, verspreiden of anderszins beschikbaar maken, samenbrengen of combineren, beperken, wissen of vernietigen van persoonsgegevens. Als u iets met gegevens doet op de manier die hierboven is vermeld, dan bent u gegevens aan het verwerken.

Wat is het verschil tussen een gegevensverwerker en een verwerkingsverantwoordelijke?

Een verwerkingsverantwoordelijke verwijst naar een organisatie, instelling of individu die de normen en regels vaststelt voor het verwerken van persoonsgegevens. In de praktijk betekent dit dat een verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is voor het bepalen hoe en waarom persoonsgegevens door een organisatie worden gebruikt. Meestal is een verwerkingsverantwoordelijke de persoon of organisatie die de gegevens verzamelt en beslist hoe deze worden gebruikt.

Dit staat in contrast met een gegevensverwerker. Volgens de AVG is een gegevensverwerker een organisatie, instelling, of individu die de normen voor gegevensverwerking implementeert die zijn vastgesteld door de verwerkingsverantwoordelijke. Een gegevensverwerker is doorgaans een partij die gegevens verwerkt op aanwijzing en naar inzicht van een verwerkingsverantwoordelijke. Een gegevensverwerker bezit geen van de gegevens die hij verwerkt en heeft er geen zeggenschap over. Dit betekent dat een gegevensverwerker de betekenis van de gegevens niet kan veranderen of bepalen hoe de gegevens worden gebruikt en gebonden is aan de instructies.

Er zijn enkele belangrijke punten die helpen om de functies van verwerkingsverantwoordelijke en gegevensverwerker te onderscheiden:

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de volgende zaken:

• de organisatie die in eerste instantie gegevens verzamelt en daarvoor een wettelijke basis heeft;
• waarvoor de persoonsgegevens zullen worden gebruikt;
• of de gegevens openbaar of gedeeld worden gemaakt;
• of de rechten van betrokkenen en andere personen van toepassing zijn of dat er uitzonderingen zijn;
• hoe lang de gegevens bewaard moeten blijven of dat de gegevens op een niet-routinematige wijze moeten worden gewijzigd.

De gegevensverwerker beslist over de volgende zaken:

• de methoden die worden gebruikt voor het verzamelen en opslaan van persoonsgegevens;
• hoe de gegevens worden beveiligd;
• de middelen die worden gebruikt om persoonsgegevens van één organisatie over te dragen naar een andere;
• hoe persoonsgegevens worden verkregen;
• de methode om ervoor te zorgen dat een bewaartermijn wordt nageleefd;
• hoe persoonsgegevens worden verwijderd.

Wat zijn de voorwaarden van de AVG voor het verwerken van persoonsgegevens?

Artikel 6 van de AVG somt verschillende voorwaarden (ook wel de wettelijke basis genoemd) op waaronder het legaal is om persoonsgegevens te verwerken:

1. Toestemming. Toestemming betekent dat de betrokkene uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor een verwerking van persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden. Het begrip doel is hier van cruciaal belang. Als de betrokkene, ook wel natuurlijke persoon genoemd, toestemming geeft voor verwerking zonder volledig geïnformeerd te zijn over het specifieke doel of de specifieke doeleinden op een begrijpelijke manier, dan is toestemming geen wettelijke basis voor verwerking, omdat toestemming vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig moet zijn. Bovendien kan toestemming niet worden gebundeld. Voor elke gegevensverwerkingsactiviteit binnen één bredere verwerkingsactiviteit geldt dus als algemene regel dat voor elke activiteit afzonderlijke toestemming vereist is.
2. De verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van of ter voorbereiding op het aangaan van een overeenkomst waarbij de betrokkene een partij is. Een organisatie kan zich op deze wettelijke basis beroepen als deze iemands persoonsgegevens moet verwerken om een contractuele dienst aan die persoon te leveren of omdat die persoon de organisatie heeft gevraagd iets te doen voordat een contract wordt aangegaan (bijv. een offerte uitbrengen).
3. Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Indien de verwerkingsverantwoordelijke een wettelijke verplichting heeft waarvoor bepaalde persoonsgegevens moeten worden verwerkt, is verwerking toegestaan. De wettelijke verplichting moet een verplichting zijn waaraan de verantwoordelijke is onderworpen.
4. Het is noodzakelijk om de gegevens te verwerken om iemands leven te redden. Deze basis staat ook bekend als "vitaal belang". In dit geval hoeft de natuurlijke persoon geen betrokkene te zijn; het kan ook een andere natuurlijke persoon zijn. Het is natuurlijk niet aan de verantwoordelijke om te definiëren wat een vitaal belang is. Deze basis gaat meer over levensbedreigende situaties waarin geen andere wettelijke basis voor verwerking bestaat, maar waarin het niet verwerken van persoonsgegevens in feite zou betekenen dat iemand zou sterven als de verwerker geen actie onderneemt en daarom bepaalde informatie moet weten over de natuurlijke persoon die in gevaar is.
5. Verwerking is noodzakelijk om een taak van algemeen belang uit te voeren of om een officiële taak te vervullen. Een organisatie kan zich op deze wettelijke basis beroepen als deze persoonsgegevens moet verwerken "bij de uitoefening van officieel gezag". Hieronder vallen publieke functies en bevoegdheden evenals specifieke taken voor het algemeen belang die in de wet zijn vastgelegd.
6. De verwerkingsverantwoordelijke heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van iemands persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens in deze context is niet noodzakelijkerwijs gerechtvaardigd door een wettelijke verplichting of uitgevoerd om de voorwaarden van een contract met een individu uit te voeren. In dergelijke gevallen kan de verwerking van persoonsgegevens worden gerechtvaardigd op grond van gerechtvaardigd belang. Een verantwoordelijke heeft bijvoorbeeld gerechtvaardigd belang wanneer de verwerking plaatsvindt binnen een klantrelatie, voor directe marketingdoeleinden, om fraude te voorkomen of om de netwerk- en informatiebeveiliging van IT-systemen te waarborgen.

Hoe werkt toestemming volgens de AVG?

Er zijn strikte regels over toestemming van een betrokkene om diens informatie te verwerken:

• Toestemming moet "vrijelijk gegeven, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig" zijn.
• Verzoeken om toestemming moeten "duidelijk te onderscheiden zijn van de andere zaken" en worden gepresenteerd in "duidelijke en eenvoudige taal."
• Betrokkenen kunnen hun eerder gegeven toestemming altijd intrekken en u bent verplicht hun beslissing te respecteren. Het is niet mogelijk om eenvoudigweg de wettelijke basis van de verwerking te wijzigen in een van de andere rechtvaardigingen.
• Er moet schriftelijk bewijs van toestemming worden bewaard.

Wat zijn individuele rechten volgens de AVG?

De AVG verleent de volgende rechten aan individuen:

1. Het recht om geïnformeerd te worden (personen hebben het recht om geïnformeerd te worden over hoe bedrijven hun persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, hoe lang ze van plan zijn die gegevens te bewaren en met wie ze deze zullen delen);
2. Het recht op toegang (individuen hebben het recht om precies te weten welke informatie bedrijven hebben verzameld, hoe ze die gegevens opslaan en verwerken, en wat ze ermee gaan doen);
3. Het recht op rectificatie (individuen hebben het recht op aanvulling van onvolledige gegevens en correctie van onjuiste gegevens);
4. Het recht op verwijdering (personen hebben het recht om hun persoonsgegevens permanent te laten verwijderen, ook wel bekend als het "recht op vergetelheid");
5. Het recht om de verwerking te beperken (als individuen niet kunnen eisen dat een verwerkingsverantwoordelijke hun persoonsgegevens wist, kunnen ze het vermogen van een verwerkingsverantwoordelijke om die gegevens te verwerken beperken);
6. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid (individuen hebben het recht om hun persoonsgegevens te verkrijgen en opnieuw te gebruiken voor eigen doeleinden via verschillende services);
7. Het recht op bezwaar (individuen hebben het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden);
8. Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering (personen hebben het recht om menselijke tussenkomst te eisen, in plaats van dat belangrijke beslissingen door algoritmen worden genomen).

Wat zijn de zeven principes van de AVG?

Er zijn zeven belangrijke principes voor gegevensbescherming en verantwoordingsplicht volgens de AVG:

1. Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie — verwerking moet rechtmatig, behoorlijk en transparant zijn voor de betrokkene.
2. Doelbeperking — gegevens moeten worden verwerkt voor de wettige doeleinden die expliciet aan de betrokkene zijn opgegeven wanneer ze worden verzameld.
3. Gegevensminimalisatie — alleen zoveel gegevens als strikt noodzakelijk voor de opgegeven doeleinden mogen worden verzameld en verwerkt.
4. Nauwkeurigheid — persoonsgegevens moeten nauwkeurig en actueel worden gehouden.
5. Opslagbeperking — persoonsgegevens mogen alleen worden opgeslagen zolang dit noodzakelijk is voor het gespecificeerde doel.
6. Integriteit en vertrouwelijkheid — verwerking moet zodanig worden uitgevoerd dat passende beveiliging, integriteit en vertrouwelijkheid worden gewaarborgd (bijv. door het gebruik van versleuteling).
7. Verantwoordingsplicht — de verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk om aan te kunnen tonen dat hij voldoet aan alle principes van de AVG.

Vereist de AVG dat de persoonsgegevens van EU-inwoners binnen de EU blijven?

De AVG vereist niet direct dat de persoonsgegevens van EU-inwoners alleen binnen de EU blijven. De gegevensbescherming van de EU werkt echter volgens het principe dat de "AVG bij de gegevens blijft", wat betekent dat de regels ter bescherming van persoonsgegevens blijven gelden, ongeacht waar de gegevens terechtkomen. Dit principe geldt ook wanneer persoonsgegevens worden overgedragen aan een land dat geen lid is van de EU.

Verwerking door Ajax

Verwerkt Ajax mijn persoonsgegevens?

Ja, Ajax kan uw persoonsgegevens verwerken. Hieronder vindt u de belangrijkste manieren waarop wij uw gegevens kunnen gebruiken:

1. in onze beveiligingssystemen (bijvoorbeeld via een Ajax Hub of andere apparaten);
2. in onze apps voor eindgebruikers en PRO-gebruikers: mobiel (Ajax Security System en Ajax PRO: Tool for Engineers), desktop (Ajax Desktop en Ajax PRO Desktop) en Ajax-webtools (hierna de Producten of Services genoemd);
3. wanneer u onze website bezoekt op https://ajax.systems;
4. in het kader van een zakelijke samenwerking tussen uzelf en Ajax (ongeacht of u een directe of indirecte partner of onderaannemer van Ajax bent);
5. tijdens gepersonaliseerde communicatie tussen uzelf en Ajax (bijv. interviews, vergaderingen, enz.);
6. bij het leveren van services met betrekking tot Verbeterde Ajax Services (inclusief Ajax SIM, Ajax Cloud Storage, enz.).

Welke soorten gegevens kunnen door Ajax worden verwerkt?

Ajax kan verschillende soorten gegevens verwerken, afhankelijk van het scenario van de interactie met u.

Via onze beveiligingsapparaten kunnen we verwerken:

• Informatie over uw hub (zoals het model, serienummer, netwerkinformatie, inclusief IP-adres, activiteit van het apparaat, eerdere en huidige configuratie van apparaten, en de locatie).
• Gegevens over telemetrie en de omgeving.

Om gebruikers informatie over het systeem te bieden in de vorm van statussen en gebeurtenissen, verwerken wij telemetriegegevens.

De term "telemetriegegevens" (hierna ook "telemetrie" genoemd) verwijst naar gegevens en andere indicaties die automatisch worden verzameld, verzonden en gemeten door sensoren die in onze apparaten zijn ingebouwd om de status van de omgeving en de bruikbaarheid van apparaten te bepalen en om mogelijke afwijkingen in de werking van de apparaten te detecteren.

Terwijl u onze Producten of Services gebruikt, kunnen wij verwerken:

• Uw informatie (zoals uw voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en accountfoto).
• Informatie die u met ons deelt via de contactlijst van uw apparaat als u gebruikers uitnodigt voor het Product (zoals een e-mailadres of telefoonnummer van een persoon die u uitnodigt voor het product).
• Unieke identificatoren voor onze Services (zoals uw gebruikersnaam en wachtwoord).
• Unieke identificatiegegevens van de gebruikers die u heeft verbonden met het Product, zoals de gebruikersnaam, de rol van de gebruiker in het product en zijn/haar e-mailadres; informatie over uw mobiele apparaat, zoals het type apparaat, het besturingssysteem en de taal van het systeem.
• Locatiegebonden gegevens om u herinneringen te sturen over het in- en uitschakelen van het systeem als u de Geofence-functie in onze app activeert.
• Voor Android- en iOS-gebruikers: de inhoud van sms-berichten met de autorisatiecode die vereist is tijdens het registreren of wijzigen van een account.
• Informatie over uw gebruik van onze Producten en Services (zoals verzoeken van de app naar onze server).

Wanneer u contact opneemt met onze klantenservice, kunnen wij audio-opnames verwerken van deze gesprekken.

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij verwerken:

• De informatie die u verstrekt bij het invullen van de formulieren en die persoons- en contactgegevens kan bevatten.
• Cookie-identifiers (via een AVG-conforme tool).
• Uw IP-adres om uw land te bepalen.

In het geval van zakelijke samenwerking kunnen wij verwerken:

• Persoons- en contactgegevens van zakelijke vertegenwoordigers (naam, functie, e-mail en telefoonnummer).
• Verzoeken van partners en hun gemachtigde vertegenwoordigers (bijv. verzonden naar het e-mailadres voor ondersteuning, via apps, programma's, enz.).
• Visitekaartjes van partners.

Tijdens gepersonaliseerde communicatie, interviews of vergaderingen:

Als u besluit om contact met ons op te nemen of te solliciteren naar een functie bij Ajax, kunnen we naast de gegevens die op de hierboven beschreven manier zijn verzameld, ook extra persoonsgegevens verzamelen en verwerken die u deelt tijdens de communicatie en/of in de documenten die u verstrekt (bijv. cv, sollicitatiebrief), inclusief maar niet beperkt tot:

• Persoonlijke informatie (voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, foto).
• Unieke identificatiegegevens (bijv. gebruikersnaam, login).
• Eerdere werkervaring.
• Informatie over onderwijs en opleidingen.
• Certificaten, diploma's, referenties.
• Hobby's en andere persoonlijke interesses.

Voor een dergelijk proces kan de lijst (omvang) van persoonsgegevens en andere informatie verder worden aangepast, gespecificeerd of uitgebreid gedurende het proces. Tegelijkertijd is het verzamelen en verwerken van de nodige persoonsgegevens beperkt tot de doeleinden van een dergelijke verwerking en worden deze uitgevoerd in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke wetgeving.

Bovendien kan Ajax bij het verwerken van zakelijke gegevens of gepersonaliseerde communicatie, het afhandelen van partnerverzoeken en visitekaartjes, het houden van vergaderingen, interviews, enz., evenals voor het optimaliseren van interne operaties en processen, gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (hierna ook aangeduid als "AI").

Gegevens die door kunstmatige intelligentie worden verwerkt, kunnen in sommige gevallen persoonsgegevens bevatten die een individu identificeren, voor zover en in de mate dat zulke gegevens:

1. openbaar beschikbaar zijn;

2. vrijwillig door u zijn verstrekt.

Dergelijke gegevens kunnen worden verwerkt door onze AI-tools en gegevensverwerkers om te helpen bij het afhandelen van uw verzoeken. In de meeste gevallen betekent dit dat AI helpt bij het voorbereiden van een conceptreactie of bij het bepalen van de de relevante categorie van uw aanvraag. In beperkte gevallen kan AI direct een reactie aan u genereren, en u kunt altijd kiezen om in plaats daarvan contact op te nemen met een Ajax-medewerker. Door AI ondersteunde verwerking wordt geen beslissing genomen die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking en die juridische gevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk beïnvloedt.

Voor de gespecificeerde verwerking op basis van kunstmatige intelligentie werken wij samen met serviceproviders die het noodzakelijke niveau van bescherming van persoonsgegevens waarborgen.

Houd er rekening mee dat het verwerken van dergelijke gegevens door Ajax beperkt is en uitsluitend wordt uitgevoerd om de efficiëntie van interne bedrijfsvoering te verbeteren en binnen het kader van verwante doeleinden.

Wat is het doeleinde en de wettelijke basis van de verwerking?

• Alle gegevens die we ontvangen via onze beveiligingsapparaten of terwijl u onze Producten of Services gebruikt, worden alleen verwerkt om u de gevraagde beveiligingsservices te bieden. Dit betekent dat wij alle dergelijke gegevens verwerken voor de uitvoering van het met u gesloten contract. Dit betekent ook dat we geen gegevens verzamelen die niet specifiek nodig zijn om u dergelijke diensten te kunnen leveren.
• Als u besluit u te abonneren op onze nieuwsbrief, sturen wij u e-mails met enige informatie over ons en onze laatste updates. Wij zijn afhankelijk van uw toestemming, u geeft deze door uw inschrijving te bevestigen. Ook zullen we deze e-mails personaliseren op basis van de informatie die we hebben over u, zodat ze relevanter en nuttiger zijn voor u.
• Als u operationele logbestanden van uw app heeft gedeeld omdat u een probleem ondervond, zullen wij deze verwerken om uw technische probleem op te lossen en onze Producten en Services te verbeteren. We verwerken die op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons marktaanbod concurrerender te maken.
• We gebruiken de gegevens die u met ons deelt vanuit de contactlijst van uw apparaat wanneer u gebruikers uitnodigt voor het Product (zoals het e-mailadres of telefoonnummer van een persoon die u uitnodigt voor het Product) om de uitnodiging alleen te sturen naar die personen.
• Alle gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt, per e-mail, via apps of berichtenservices, of door het delen van visitekaartjes of cv's, evenals openbaar beschikbare gegevens, worden verwerkt om de efficiëntie van interne processen te waarborgen, zakelijke samenwerking tot stand te brengen en/of gepersonaliseerde communicatie te ondersteunen.

Waar wordt informatie opgeslagen?

Persoonsgegevens die Ajax mogelijk van u verzamelt, worden opgeslagen in een cloudopslag in Ierland, Duitsland en Frankrijk (binnen de EER); de keuze waar de gegevens in deze landen worden opgeslagen, hangt af van de beschikbaarheid van de AWS-infrastructuur.

Andere persoonsgegevens die door Ajax worden verzameld, kunnen ook worden opgeslagen op servers en/of een cloudopslag in verschillende rechtsgebieden. Hieronder valt de opslag bij dochterondernemingen van Ajax, evenals bij derden die aannemers, leveranciers of verkopers van Ajax Services zijn, waarvan de servers zich bevinden in landen die een adequaat niveau van bescherming en veiligheid van persoonsgegevens bieden.

Hoewel de wetgeving inzake het beschermen van persoonsgegevens van land tot land kan verschillen, past Ajax de waarborgen toe die in dit en andere interne documenten zijn beschreven, ongeacht waar dergelijke gegevens zijn opgeslagen.

Hoe lang worden gegevens bewaard?

Wij bewaren persoonsgegevens gedurende de gehele samenwerking met de klant, met uitzondering van bepaalde soorten informatie, waaronder:

• lijst van gebeurtenissen in de Ajax mobiele en desktop-apps (voor eindgebruikers en PRO's), inclusief Ajax Response:

  • beperkt tot 500 vermeldingen, opgeslagen voor niet langer dan 2 jaar; 
  • beperkt tot 4.000 vermeldingen voor Ajax Superior MegaHub, opgeslagen voor niet langer dan 2 jaar;

• Logboek van het bedrijfsaccount in de Ajax PRO Desktop-app: opgeslagen tot 3,5 jaar. Mediabestanden in het logboek van het bedrijfsaccount worden opgeslagen voor perioden variërend van 7 dagen tot 2 jaar, afhankelijk van de profielinstellingen van de klant.

Sommige soorten gegevens, zoals de naam, functie en contactgegevens van de in contracten genoemde vertegenwoordigers, kunnen langer bewaard worden dan de samenwerkingsperiode. Dit is noodzakelijk om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

• We verwijderen persoonsgegevens altijd nadat een klant ervoor kiest om zijn account te sluiten en een verzoek stuurt naar privacy@ajax.systems. In zulke gevallen stoppen we met het bieden van services aan de klant en hebben we geen behoefte meer om hun gegevens op te slaan.
• Gegevens kunnen ook tot 12 maanden in versleutelde back-upkopieën blijven, uitsluitend gebruikt voor rampenherstel, waarna ze permanent worden verwijderd.
• Logbestanden op onze servers worden niet langer dan 7 dagen opgeslagen.

Wie heeft toegang tot het systeem en de informatie aan de kant van Ajax?

Ajax volgt de principes van minimalisatie van beschikbaarheid en van zo min mogelijk rechten bij gegevenstoegang. Toegang tot de gegevens mag daarom alleen worden verleend aan Ajax-werknemers die verantwoordelijk zijn voor het ondersteunen van services en projectlevering. Wanneer Ajax-werknemers toegang krijgen tot gegevens, wordt hun apparatuur beschermd door versleuteling en andere tools in overeenstemming met de hoogste technische normen in de branche. Alle werknemers hebben een NDA ondertekend en voeren jaarlijks een beoordeling van de gegevensbescherming uit. Alle acties van het personeel worden geregistreerd en de logboeken worden automatisch in realtime gecontroleerd. Als overmatige toegang wordt vermoed, beperken we de toegang en starten we onmiddellijk een onderzoek. We wijzen erop dat Ajax nooit toegang heeft tot de gegevens zonder een geldige wettelijke basis voor een dergelijke toegang. In sommige gevallen kan Ajax van een gebruiker (op zijn/haar eigen risico) de opdracht krijgen om toegang te verlenen tot de gegevens van de gebruiker aan derden die door de gebruiker zijn aangewezen (beveiligingsbedrijven, installateurs) via de mobiele of desktopapps. In dergelijke gevallen hebben de door de gebruiker gekozen bedrijven ook toegang tot de gegevens die de gebruiker wil laten overdragen.

Wat doet Ajax om te voldoen aan de wereldwijde wetgeving inzake gegevensbescherming? Hoe toont Ajax aan dat het voldoet aan de AVG?

Om te voldoen aan de internationale wetgeving inzake gegevensbescherming, maakt Ajax gebruik van een aanzienlijk aantal maatregelen, mechanismen en procedures. Ajax past bijvoorbeeld de principes van beperking van gegevensverwerking (privacy als norm en door ontwerp), gegevensminimalisatie, toegangscontrole en gegevensverwerkingsbeleid (opslag-, verwerkings-, verwijderingsbeleid, enz.) toe. Ajax maakt bij de gegevensoverdracht gebruik van diverse maatregelen, waaronder organisatorische en technische maatregelen en modelcontracten. Meer informatie hierover vindt u in het gedeelte over gegevensoverdracht.

Hoe kan ik mijn privacyrechten uitoefenen?

Voor het uitoefenen van uw privacyrechten (om uw persoonsgegevens te verwijderen, er bezwaar tegen te maken, om geïnformeerd te worden over uw persoonsgegevens, om de verwerking te beperken, enz.) kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres privacy@ajax.systems.

Gegevensoverdracht

Met wie mag Ajax mijn gegevens delen? Welke soorten gegevens mogen worden gedeeld en in welke gevallen?

Over het algemeen kunnen we uw persoonsgegevens alleen delen als dat nodig is om u de gevraagde diensten te kunnen leveren. Dergelijke gegevens kunnen worden bekendgemaakt aan onze leveranciers en serviceproviders, die bepaalde services leveren om onze Producten en Services goed te laten functioneren. Hieronder vallen datahosting, technische ondersteuning, communicatie, enz. We zorgen ervoor dat dergelijke providers de gegevens beschermen volgens dezelfde standaard als wij.

We kunnen uw contactgegevens (zoals telefoonnummer, bijnaam en e-mailadres) delen met verleners van fysieke beveiligingsservices als u ons daarom vraagt door zo'n dienstverlener te selecteren in onze app. Houd er rekening mee dat dergelijke serviceproviders dus zelf de verwerkingsverantwoordelijken worden voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Hoewel we gerenommeerde partners selecteren waarvan de services beschikbaar zijn in onze app, raden wij aan om hun privacybeleid te controleren voordat u ons vraagt uw gegevens over te dragen aan geselecteerde bedrijven.

Voor bepaalde doeleinden kan Ajax gebruikmaken van de services van externe subverwerkers buiten de EER. Dergelijke behoeften kunnen bestaan uit datahosting, technische communicatie voor registratie, installatie en andere organisatorische activiteiten via e-mail of telefoon.

Ajax stelt alles in het werk om ervoor te zorgen dat dergelijke overdrachten plaatsvinden in overeenstemming met alle van toepassing zijnde wetten inzake gegevensbescherming. Ajax heeft DPA's ondertekend met alle subverwerkers (inclusief SCC's in het geval van grensoverschrijdende gegevensoverdrachten), evenals aanvullende maatregelen voor gegevensoverdrachten en -verwerking. Alle subverwerkers van Ajax hebben hun eigen privacybeleid en andere privacygerelateerde documenten, die regelmatig door Ajax-professionals worden gecontroleerd op naleving.

Lijst van door Ajax goedgekeurde subverwerkers:

Wat zijn modelcontracten (Standard Contractual Clauses of SCC's)?

Modelcontracten (Standard Contractual Clauses of SCC's) zijn gestandaardiseerde en vooraf goedgekeurde modelbepalingen voor gegevensbescherming waarmee verantwoordelijken en verwerkers aan hun verplichtingen volgens de EU-wetgeving voor gegevensbescherming kunnen voldoen. Ze kunnen door verantwoordelijken en verwerkers worden opgenomen in hun contractuele afspraken met andere partijen, zoals commerciële partners. De contracten kunnen op vrijwillige basis worden gebruikt om aan te tonen dat de vereisten voor gegevensbescherming worden nageleefd, maar vereisen een bindende contractuele toezegging om ze na te leven. De Europese Commissie heeft de bevoegdheid om SCC's aan te nemen (1) met betrekking tot de relatie tussen verantwoordelijken en verwerkers en (2) voor het doorgeven van persoonsgegevens naar landen buiten de EER.

Wat zijn aanvullende maatregelen?

Aanvullende maatregelen zijn speciaal geïmplementeerde technische en organisatorische procedures die worden gebruikt om een effectief niveau van zekerheid over de doorgegeven gegevens te bereiken dat gelijkwaardig is aan het verwerken van de gegevens binnen de EER.

Ajax heeft organisatorische maatregelen genomen, waaronder, maar niet beperkt tot, het volgende:

• regelmatige bewustwordingstrainingen en toetsing van Ajax-werknemers;
• geautomatiseerd systeem voor realtime bewaking van schendingen en kwetsbaarheden;
• voortdurende registratie van alle processen;
• regelmatige inspectie op kwetsbaarheden en validatie van Ajax-systemen.

Ajax heeft technische maatregelen genomen, waaronder, maar niet beperkt tot, de volgende:

• Maatregelen om te voorkomen dat ongeautoriseerde individuen toegang krijgen tot de systemen voor gegevensverwerking die beschikbaar zijn in gebouwen en locaties (waaronder databases, app-servers en gerelateerde hardware), waar persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder het instellen van beveiligingszones, beperking van toegangspaden, het instellen van toegangsautorisaties voor werknemers en derden, deurvergrendeling (elektrische deuropeners, enz.).
• Maatregelen om te voorkomen dat gegevensverwerkingssystemen door ongeautoriseerde individuen worden gebruikt, waaronder procedures voor identificatie en authenticatie van gebruikers, beveiligingsprocedures voor ID's en wachtwoorden, versleuteling van gearchiveerde gegevensdragers.
• Maatregelen om ervoor te zorgen dat personen die gerechtigd zijn om een systeem voor gegevensverwerking te gebruiken alleen toegang krijgen tot dergelijke persoonsgegevens in overeenstemming met hun rechten, en dat persoonsgegevens niet kunnen worden gelezen, gekopieerd, gewijzigd of verwijderd zonder autorisatie, met inbegrip van interne beleidsregels en procedures, controleregelingen voor autorisatie, gedifferentieerde toegangsrechten (profielen, rollen, transacties en objecten), toezicht op en registratie van toegang, disciplinaire maatregelen voor werknemers die persoonsgegevens zonder autorisatie benutten.
• Maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens tijdens elektronische overdracht, transport, of opslag op opslagmedia (handmatig of elektronisch) niet zonder autorisatie kunnen worden gelezen, gekopieerd, gewijzigd of verwijderd en dat kan worden nagegaan aan welke bedrijven of andere rechtspersonen persoonsgegevens worden verstrekt, waaronder versleuteling, logboekregistratie en transportbeveiliging. Alle persoonsgegevens worden versleuteld met het AES-256-algoritme en zijn onderworpen aan overdracht via HTTPS met AES-128 en TLS 1.2-versleuteling.
• Maatregelen om te controleren of gegevens zijn ingevoerd, gewijzigd of verwijderd (gewist) en door wie, uit gegevensverwerkingssystemen, met inbegrip van logboek- en rapportagesystemen, audit trails en documentatie.
• Maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens worden beschermd tegen onopzettelijke vernietiging of verlies (fysiek/logisch), waaronder back-upprocedures, ononderbreekbare stroomvoorziening (UPS), externe opslag, antivirus/firewall-systemen, rampherstelplan, duurzaamheidsplan voor bedrijven.
• Maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens die voor verschillende doeleinden zijn verzameld, afzonderlijk kunnen worden verwerkt, waaronder scheiding van databases, beperking van gebruik, scheiding van functies (productie/testen).

Wat is een Transfer Impact Assessment?

Een Transfer Impact Assessment (TIA) is een analyse van de beveiligingsimplicaties die wordt uitgevoerd door een verwerkingsverantwoordelijke of een gegevensverwerker van het doorgeven van persoonsgegevens naar landen buiten de EU/EER, of landen waarvoor een adequaatheidsbesluit geldt.