Ajax Privacybeleid

1. Over ons

Wij zijn AJAX SYSTEMS CH, registratienummer: HE 389004, en wij treden op als de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. U kunt contact met ons opnemen via privacy@ajax.systems.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Binnen het kader van onze interne beveiligingssystemen kunnen wij de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

• technische informatie over uw Ajax Hub (zoals het model en serienummer, netwerkinstellingen waaronder het IP-adres, het logboek, huidige en eerdere configuratie van het apparaat, en de locatie);
• gegevens over de omgeving die door Ajax-apparaten worden geregistreerd, waaronder temperatuur, geluidsniveaus en gegevens over beweging;
• afbeeldingen, audio- en video-opnames die zijn vastgelegd door Ajax-apparaten.

In verband met uw gebruik van onze producten of services kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• uw informatie (inclusief uw voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres en foto);
• contactgegevens van andere gebruikers wanneer u hen toevoegt aan een Product (bijvoorbeeld het e-mailadres of telefoonnummer van de persoon die u uitnodigt);
• unieke identificatoren zoals uw gebruikersnaam en wachtwoord;
• unieke identificatoren van gebruikers die u met het product heeft verbonden, zoals hun gebruikersnaam, toegewezen rol voor het Product, en e-mailadres;
• informatie over uw mobiele apparaat, inclusief het type, het besturingssysteem en de interfacetaal;
• uw locatiegegevens (als de Geofence-functie in de app is ingeschakeld) om herinneringen te sturen om het systeem in of uit te schakelen;
• de inhoud van sms-berichten met toegangscodes die naar gebruikers op het Android-platform worden verzonden tijdens het registreren of wijzigen van een account;
• informatie over uw gebruik van onze producten en services (inclusief app-verzoeken die naar onze server zijn verzonden);
• in verband met Ajax Response mogen we de informatie met betrekking tot het relevante incident tussen Ajax PRO Desktop en Ajax Response uitsluitend overdragen en verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor het betreffende responsteam van de PRO-gebruiker (in deze gevallen de Dienstverlener) om actie te ondernemen, waaronder het ontvangen en behandelen van het incident, het plannen van een route via navigatie door derden, en het rapporteren van de status van de respons op het incident.

Wanneer u contact opneemt met onze klantenservice, kunnen wij audio-opnames verwerken van gesprekken met onze klantenservice.

Als u onze website bezoekt, kunnen wij het volgende verwerken:

• de informatie die u verstrekt bij het invullen van formulieren op de website en die persoons- en contactgegevens kan bevatten;
• uw IP-adres, om uw locatie (land) te bepalen.

Tijdens gepersonaliseerde communicatie met werknemers en kandidaten voor vacatures, evenals tijdens sollicitatiegesprekken en bijeenkomsten, kunnen wij aanvullende persoonsgegevens verwerken die u deelt in gesprekken en/of in de verstrekte documenten (cv, sollicitatiebrief, enz.), met inbegrip van, maar niet beperkt tot:

• persoonlijke informatie (voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, foto);
• unieke identificatiegegevens (bijv. gebruikersnaam, login);
• eerdere werkervaring;
• informatie over onderwijs en opleidingen;
• certificaten, diploma's, referenties;
• hobby's, interesses en andere persoonlijke interesses.

Tijdens de zakelijke samenwerking kunnen we persoonsgegevens en andere informatie verwerken die we hebben verkregen via e-mails met verzoeken om ondersteuning, visitekaartjes, applicaties, programma's, enz.

De persoonsgegevens die worden verwerkt, kunnen de hierboven vermelde categorieën omvatten, evenals informatie over partners en/of hun vertegenwoordigers, zoals:

• naam;
• functie;
• telefoonnummers;
• e-mailadressen.

Naast de bovengenoemde verwerkingsmethoden maakt Ajax gebruik van kunstmatige intelligentie (hierna ook wel “AI” genoemd) om de efficiëntie van de interne bedrijfsvoering en processen te verbeteren en de communicatie te vereenvoudigen.

Gegevens die door kunstmatige intelligentie zijn verwerkt, kunnen in sommige gevallen persoonsgegevens bevatten die een individu identificeren, voor zover en in de mate dat: a) het openbaar beschikbaar is; b) het vrijwillig door u is verstrekt.

Dit kan in het bijzonder omvatten:

• persoonsgegevens (achternaam, voornaam, patroniem);
• contactgegevens (telefoonnummers, e-mailadressen);
• informatie verkregen uit visitekaartjes, verzoeken, enz.

Dergelijke gegevens kunnen worden verwerkt door onze AI-tools en gegevensverwerkers om te helpen bij het afhandelen van uw verzoeken. In de meeste gevallen betekent dit dat AI helpt bij het voorbereiden van een conceptreactie of bij het bepalen van de relevante categorie van uw aanvraag. In beperkte gevallen kan AI direct een reactie aan u genereren, en u kunt altijd kiezen om in plaats daarvan contact op te nemen met een Ajax-medewerker. Door AI ondersteunde verwerking wordt geen beslissing genomen die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking en die juridische gevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk beïnvloedt. Voor de gespecificeerde verwerking werken wij samen met dienstverleners die een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens waarborgen. Houd er rekening mee dat het verwerken van dergelijke gegevens door Ajax beperkt is en uitsluitend wordt uitgevoerd om de efficiëntie van de interne bedrijfsvoering te verbeteren en binnen het kader van verwante doeleinden.

3. Waarom we uw gegevens nodig hebben

• Alle gegevens die we ontvangen via onze interne beveiligingssystemen of wanneer u onze Producten of Services gebruikt, worden uitsluitend verwerkt om een passend niveau van beveiliging te bieden. Dit betekent dat we dergelijke gegevens verwerken om te voldoen aan de voorwaarden van het contract dat u met ons bent aangegaan. Wij verzamelen geen informatie die niet noodzakelijk is om deze services te leveren.
• Daarnaast kunnen de gegevens die we verzamelen, worden gebruikt voor analytische doeleinden en om de gebruikerservaring te verbeteren, binnen het kader van ons gerechtvaardigd belang. Deze gegevens worden uitsluitend door Ajax verwerkt en worden niet aan derden ter verwerking doorgegeven.
• Als u akkoord gaat om u aan te melden voor onze e-mailnieuwsbrief, dan sturen we u relevante informatie over ons bedrijf en nieuwe producten. Door in te stemmen met het ontvangen van de nieuwsbrief, stemt u ook in met het gebruik van uw gegevens voor personalisatie, zodat we de inhoud zo relevant en boeiend mogelijk voor u kunnen maken.
• Als u (technische) problemen met uw apparaat ondervindt, kunt u ons een rapport sturen dat het logboekbestand van uw app bevat. We zullen deze gegevens verwerken om het probleem op te lossen en de kwaliteit van onze Producten en Services te verbeteren. Deze verwerking is gebaseerd op onze legitieme interesse om de concurrentiekracht van onze oplossingen op de markt te verbeteren.
• Wij verwerken ook contactgegevens van uw apparaat, met uw toestemming, en uitsluitend om uitnodigingen te versturen naar personen die u aan het product toevoegt (bijv. hun e-mailadres of telefoonnummers).
• Daarnaast kunnen we uw persoonsgegevens verwerken om een effectieve en efficiënte communicatie te waarborgen. Denk bijvoorbeeld aan gevallen waarin u contact met ons opneemt over samenwerking, een reactie ontvangt op een vraag over onze apparaten of solliciteert op een functie bij ons bedrijf.

Hieronder vindt u enkele voorbeelden van hoe we uw gegevens gebruiken:

• om uw account te onderhouden en een back-up van uw gegevens te maken;
• om informatie (logbestanden) op te slaan in een logboek en problemen met apparaten op te lossen;
• om u meldingen te sturen in de Ajax-apps (u kunt uw meldingsvoorkeuren altijd aanpassen in de instellingen van de mobiele app);
• om u marketingberichten te sturen waarvoor u zich heeft aangemeld;
• om op uw verzoeken te reageren en klantenservice te bieden;
• om uw vragen te verwerken en communicatie met u tot stand te brengen voor bedrijfs- of gepersonaliseerde doeleinden.

Uw gegevens kunnen ook worden gebruikt in verband met Ajax Response, dat bedoeld is voor gebruik door responsteams van PRO-gebruikers (hier zijn de Dienstverleners bewakingsbedrijven) om incidenten af te handelen.

4. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens gedurende de gehele samenwerking met de klant, met uitzondering van bepaalde soorten informatie, waaronder:

• lijst van gebeurtenissen in de mobiele en desktopapps van Ajax (voor eindgebruikers en PRO-gebruikers), inclusief Ajax Response:

  • beperkt tot 500 vermeldingen, opgeslagen voor niet langer dan 2 jaar;
  • beperkt tot 4.000 vermeldingen voor Ajax Superior MegaHub, opgeslagen voor niet langer dan 2 jaar;

• Het logboek van het account van het bedrijf in de Ajax PRO Desktop-app wordt 3,5 jaar opgeslagen. Mediabestanden in het logboek van het Bedrijfsaccount worden opgeslagen voor perioden variërend van 7 dagen tot 2 jaar, afhankelijk van de profielinstellingen van de klant.

Sommige soorten gegevens, zoals de naam, functie en contactgegevens van de in contracten genoemde vertegenwoordigers, kunnen langer bewaard worden dan de samenwerkingsperiode. Dit is noodzakelijk om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

• We verwijderen persoonsgegevens altijd nadat een klant ervoor kiest om zijn account te sluiten en een verzoek stuurt naar privacy@ajax.systems. In zulke gevallen stoppen we met het bieden van services aan de klant en hebben we geen behoefte meer om hun gegevens op te slaan.
• Gegevens kunnen ook tot twaalf (12) maanden in versleutelde back-upkopieën blijven, uitsluitend gebruikt voor rampenherstel, waarna ze permanent worden verwijderd.
• Als u zich wilt afmelden voor onze nieuwsbrieven, kunt u dit op elk moment doen door op de knop Afmelden te klikken onderaan elke e-mail die u ontvangt of door een verzoek te sturen naar  privacy@ajax.systems. U ontvangt dan geen berichten meer van ons.
• Logbestanden op onze servers worden niet langer dan 7 dagen opgeslagen.

5. Of uw gegevens met derden worden gedeeld

We kunnen uw persoonsgegevens alleen aan derden overdragen wanneer dit noodzakelijk is om de services te leveren die u heeft aangevraagd. Dit kan het delen van gegevens met onze leveranciers en Dienstverleners omvatten die de werking van onze Producten en Services ondersteunen, bijvoorbeeld voor het opslaan van gegevens, technische ondersteuning en probleemoplossing.

We zorgen ervoor dat al deze derden een niveau van bescherming van persoonsgegevens toepassen dat gelijkwaardig is aan dat van Ajax.

We kunnen ook uw contactgegevens (inclusief telefoonnummer, bijnaam/alias en e-mailadres) delen met verleners van fysieke beveiligingsdiensten als u dit aanvraagt door een Dienstverlener te selecteren in de Ajax-app. Houd er rekening mee dat deze aanbieders zelf onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken zijn en de volledige verantwoordelijkheid dragen voor de beveiliging van uw persoonsgegevens.

Wanneer de Dienstverlener deel uitmaakt van een Organisatie in Ajax PRO Desktop, heeft het Hoofdbedrijf van die Organisatie (het bedrijf dat de Organisatie aanvoert) ook toegang tot dezelfde gegevens over uw systeem met dezelfde bevoegdheid. Dit is het resultaat van de eigen organisatorische beslissingen van uw Dienstverlener, niet van Ajax. U wordt hiervan op de hoogte gesteld in de Ajax Security System-app als dit op u van toepassing is. Neem bij vragen rechtstreeks contact op met uw Dienstverlener.

Op uw verzoek, verzonden vanaf een geautoriseerd e-mailadres of telefoonnummer, kunnen we een sms-bericht met een autorisatiecode naar een dergelijke provider sturen. Deze code is vereist om uw account te registreren of bij te werken. Hoewel we de partners die in onze app worden weergegeven zorgvuldig selecteren, raden we aan om hun privacybeleid te bekijken voordat u verzoekt dat uw gegevens aan hen worden overgedragen.

6. Hoe wij uw gegevens beschermen

Wij nemen cybersecurity serieus en hebben een reeks organisatorische en technische maatregelen genomen om risico's te verminderen. Deze omvatten firewalls, dataversleuteling en op toestemming gebaseerde toegangscontrole.

Uw informatie is beschermd met unieke gebruikersnamen en wachtwoorden. Voor bijzonder gevoelige communicatiekanalen met onze Producten of Services gebruiken wij serverauthenticatie en veilige verbindingen.

Bij het afhandelen van uw verzoeken en vragen passen we extra beveiligingsmaatregelen toe om ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Wij voeren in het bijzonder tweefactorauthenticatie uit om de identiteit van de gebruiker vast te stellen voordat wij informatie vrijgeven of acties ondernemen die betrekking hebben op persoonsgegevens.

Tegelijkertijd beseffen wij dat uw inloggegevens of persoonlijke apparaten in gevaar kunnen komen. Neem in zulke gevallen onmiddellijk contact op met ons ondersteuningsteam.

7. Welke rechten u heeft met betrekking tot persoonsgegevens

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• het recht om geïnformeerd te worden;
• het recht op toegang;
• het recht op rectificatie;
• het recht op verwijdering;
• het recht om de verwerking te beperken;
• het recht om gegevens over te dragen;
• het recht om bezwaar te maken;
• het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming en profilering;
• het recht om toestemming in te trekken;
• het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit in uw land van verblijf of werk.

Voor meer informatie over uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen, vindt u mogelijk ook nuttige richtlijnen gepubliceerd door de Britse privacytoezichthouder als algemene uitleg van deze rechten.

8. Profilering of geautomatiseerde besluitvorming

Als u zich heeft aangemeld voor onze nieuwsbrief, kunnen we uw gegevens gebruiken om de inhoud van e-mails die u ontvangt te personaliseren.

Daarnaast kunnen we geautomatiseerde systemen gebruiken om de kwaliteit van onze technische ondersteuning en andere services te verbeteren. Dit kan in het bijzonder omvatten:

• automatische sortering en verwerking van verzoeken ontvangen door de ondersteuningsdienst;
• het uitvoeren van interne analyses;
• het bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening, onder andere door geautomatiseerde tools te gebruiken nadat een ondersteuningsverzoek is afgehandeld. Deze tools analyseren de schriftelijke communicatie tussen de klant en ons ondersteuningsteam om signalen van negatieve gevoelens of ontevredenheid te detecteren, uitsluitend op basis van de tekst van de communicatie en zonder biometrische identificatie.

We maken geen gebruik van profilering of geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen of vergelijkbare significante uitkomsten heeft.

9. Cookies

Wanneer u onze website bezoekt, slaan we cookies op uw apparaat op. Deze sectie legt uit waarom we dit doen.

We kunnen ook uw cookies en de informatie die ze bevatten delen met onze vertrouwde partners en leveranciers om relevante services te leveren. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer u de Ajax Partner Configurator gebruikt van een specifieke Partner die u heeft geselecteerd, of wanneer u een formulier invult om een consultatiegesprek met een Partner aan te vragen.

Bij het aanbieden van services op de website kunnen we uw identificatiegegevens, inclusief uw IP-adres, de advertentie-identificatie van het apparaat, en cookie-identificaties, overdragen aan onze partners en leveranciers.

Houd er rekening mee dat we dergelijke informatie niet verzamelen, gebruiken of overdragen zonder uw toestemming.

Als u uw toestemming wilt intrekken of u zich wilt afmelden voor het delen van uw gegevens en informatie met onze partners en leveranciers, kunt u een verzoek indienen via ons Aanvraagformulier betreffende persoonsgegevens.

U kunt ook voorkomen dat cookies op uw apparaat worden opgeslagen door ze in uw browser te blokkeren of te verwijderen. Instructies over hoe u dit kunt doen, vindt u op https://www.aboutcookies.org.

De Ajax-website gebruikt de volgende soorten cookies:

• cookies om uw ervaring met onze website samen te vatten;
• cookies om uw interactie met de website te analyseren en de kwaliteit ervan te beoordelen;
• advertentiecookies waardoor wij gepersonaliseerde advertenties voor onze Producten en Services op andere websites kunnen tonen. Sommige van deze cookies kunnen informatie bevatten over uw interesses, die worden geïdentificeerd terwijl u de website bezoekt.

10. Hoe Ajax voldoet aan Europese en internationale wetgeving inzake gegevensbescherming

Ajax voldoet aan de toepasselijke Europese en internationale wetgeving inzake gegevensbescherming. Hiertoe heeft het bedrijf een aantal maatregelen, mechanismen en procedures geïmplementeerd. In het bijzonder volgen we de principes voor beperking van gegevensverwerking (privacy door ontwerp en als standaard), minimalisatie van gegevens en handhaven wij strikte toegangscontrole tot persoonsgegevens. Het interne beleid van Ajax regelt de verzameling, opslag, verwerking, verwijdering en andere gerelateerde activiteiten.

Bij het overdragen van persoonsgegevens aan derden neemt Ajax verschillende technische en organisatorische maatregelen en gebruikt zij modelcontracten die voldoen aan de vereisten van EU-regelgeving.