Automatyczne wysyłanie raportów serwisowych: mniej pracy ręcznej przy rutynowych przeglądach

Wraz z wydaniem Ajax PRO Desktop 5.27 firmy zajmujące się bezpieczeństwem i monitoringiem mogą teraz zautomatyzować tworzenie i wysyłanie raportów związanych z konserwacją systemu. Rozwiązanie to umożliwi firmom zarządzającym dużą liczbą obiektów ograniczenie czasu potrzebnego na tworzenie raportów w sposób manualny.

Czym są raporty serwisowe

Po raz pierwszy wprowadzony w Ajax PRO Desktop 3.4, raport serwisowy został stworzony, aby pomóc firmom instalacyjnym i monitorującym utrzymać wysoką jakość usług we wszystkich chronionych obiektach. Zapewnia uporządkowany i szczegółowy przegląd stanu systemu Ajax w danym momencie.

Raport można utworzyć i pobrać za pomocą kilku kliknięć w aplikacji Ajax PRO Desktop.

How to create and download a maintenance report manually

Dlaczego ma to kluczowe znaczenie dla firmy zajmującej się bezpieczeństwem

Jakość i zaufanie klientów są niezbędne w profesjonalnych usługach ochrony. Raporty serwisowe odgrywają kluczową rolę nie tylko dla inżynierów, ale także dla samej firmy. Raporty te przekształcają przeglądy techniczne w przejrzyste, profesjonalne usługi, które są widoczne dla klientów i na których mogą polegać.

Dla klientów raport PDF to coś więcej niż tylko dane techniczne — to znak, że ich dostawca usług bezpieczeństwa ma nad wszystkim kontrolę, oraz działa w sposób odpowiedzialny i profesjonalny. Dla firm jest to skalowalny sposób na standaryzację kontroli jakości we wszystkich chronionych obiektach. Raporty te:

Dostarczają wyraźny dowód na prawidłowe działanie systemu i realizację usług;
Pomagają spełniać wymagania umowne oraz zobowiązania wynikające z SLA;
Wspieraj proaktywną konserwację, redukując liczbę zgłoszeń awaryjnych;
Służą jako dokumentacja do audytów, certyfikacji i komunikacji z klientami;
Pozwalają zaoszczędzić czas na rozmowach telefonicznych i niepotrzebnych wizytach w terenie.

Jak działa automatyczne wysyłanie

automatic sending — Planowanie automatycznego raportu serwisowego w aplikacji Ajax PRO Desktop

Z Ajax PRO Desktop 5.27 raporty serwisowe mogą być wysyłane automatycznie — nie są wymagane żadne manualne działania. Oznacza to, że rutynowe kontrole systemu odbywają się zgodnie z harmonogramem, bez zwiększania obciążenia zespołu.

Konfiguracja automatycznych raportów serwisowych jest niezwykle prosta. Przejdź do menu Obiekty, kliknij zielony przycisk Raporty serwisowe w lewym górnym rogu i wybierz obiekty, dla których chcesz skonfigurować funkcję. Następnie, kliknij przycisk Zaplanowany raport po lewej stronie i kontynuuj ustawienia harmonogramu.

Możesz skonfigurować:

Harmonogram dostaw: co tydzień, co 2 tygodnie, co miesiąc, co 3 miesiące, co 6 miesięcy lub raz w roku;
Typ raportu: automatyczne raporty bez błędów, z wykrytymi błędami lub oba typy;
Odbiorcy: firmowy adres e-mail działu technicznego lub adres e-mail osoby odpowiedzialnej za obiekt.

Należy pamiętać, że tylko Właściciel konta firmowego może włączyć automatyczne raporty serwisowe i wybrać, kto ma je otrzymywać.

Możesz zaplanować tylko jeden automatyczny raport serwisowy na obiekt. Możesz jednak w każdej chwili utworzyć nowy automatyczny raport — wcześniej zaplanowany zostanie automatycznie zastąpiony i usunięty.

Archiwum raportów

Podobnie jak ręcznie generowane raporty, automatycznie wysyłane raporty są archiwizowane w Ajax PRO Desktop do wykorzystania w przyszłości. Każdy raport w archiwum zawiera:

Metoda tworzenia (manualnie lub automatycznie);
Użytkownik, który go wygenerował (jeśli manualnie);
Data i godzina utworzenia.

Archiwum pokazuje również, kiedy zaplanowany jest następny automatyczny raport serwisowy.

Archive — Archiwizacja raportów serwisowych w aplikacji Ajax PRO Desktop

Ten poziom rejestrowania zapewnia śledzenie zmian, co jest kluczowe dla certyfikowanych stacji monitorowania oraz dużych instalatorów. Automatycznie wygenerowany raport może być przechowywany przez 2 lata, przy czym dla każdego obiektu dostępnych jest pięć ostatnich raportów.