Polityka prywatności Ajax

1. O nas

Nasza firma to AJAX SYSTEMS CH. Numer ewidencyjny: HE 389004 i działamy jako administrator Państwa danych osobowych. Możesz się z nami skontaktować pod adresem privacy@ajax.systems.

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W ramach naszych wewnętrznych systemów alarmowych możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• informacje techniczne dotyczące Ajax Hub (takie jak model i numer seryjny, ustawienia sieciowe, w tym adres IP, dziennik zdarzeń, bieżąca i poprzednia konfiguracja urządzenia oraz lokalizacja);
• dane środowiskowe z urządzeń Ajax, takie jak temperatura, poziom hałasu czy dane dotyczące ruchu;
• obrazy, dźwięki i nagrania wideo zarejestrowane przez urządzenia Ajax.

W związku z korzystaniem przez użytkownika z naszych Produktów lub Usług możemy przetwarzać następujące dane:

• informacje o użytkowniku (w tym imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail i zdjęcie);
• dane kontaktowe z urządzenia, które użytkownik może podać, zapraszając innych użytkowników do korzystania z Produktu (np. adres e-mail lub numer telefonu zapraszanej osoby);
• unikalne identyfikatory, takie jak nazwa użytkownika i hasło;
• unikatowe identyfikatory użytkowników połączonych z Produktem, takie jak ich nazwa użytkownika, rola w Produkcie i adres e-mail;
• informacje o urządzeniu mobilnym, w tym jego typ, system operacyjny i język interfejsu;
• dane o lokalizacji — jeśli funkcja Geolokalizacji jest włączona w aplikacji — w celu wysyłania przypomnień o uzbrojeniu lub rozbrojeniu systemu;
• treść wiadomości SMS z kodami dostępu wysyłanych do użytkowników platformy Android podczas rejestracji lub zmiany konta;
• informacje dotyczące korzystania przez z naszych Produktów i Usług (w tym żądania wysyłane przez aplikację do naszego serwera);
• w związku z usługą Ajax Response możemy przesyłać i przetwarzać informacje dotyczące danego zdarzenia pomiędzy Ajax PRO Desktop i Ajax Response wyłącznie w zakresie niezbędnym do podjęcia działań przez odpowiednią jednostkę szybkiego reagowania użytkownika PRO (w takich przypadkach Dostawcę usług), w tym do odebrania i obsłużenia zdarzenia, zaplanowania trasy przy użyciu narzędzi nawigacyjnych stron trzecich oraz raportowania statusu reakcji na zdarzenie.

Gdy kontaktujesz się z naszym zespołem obsługi klienta, możemy przetwarzać nagrania dźwiękowe rozmów z naszym zespołem obsługi klienta.

Gdy odwiedzasz naszą stronę internetową, możemy przetwarzać następujące dane:

• informacje podawane przez użytkownika podczas wypełniania formularzy na stronie internetowej, które mogą obejmować dane osobowe i kontaktowe użytkownika;
• twój adres IP — aby określić twoją lokalizację (kraj).

Podczas spersonalizowanej komunikacji z pracownikami i kandydatami na wolne stanowiska, a także podczas rozmów kwalifikacyjnych i spotkań, możemy przetwarzać dodatkowe dane osobowe, które udostępniane są w rozmowie i/lub w dostarczonych dokumentach (CV, list motywacyjny itp.), w tym między innymi:

• dane osobowe (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, zdjęcie);
• unikalne identyfikatory (np. nazwa użytkownika, login);
• poprzednie doświadczenie zawodowe;
• informacje o edukacji i szkoleniach;
• certyfikaty, dyplomy i referencje;
• hobby, zainteresowania i inne osobiste preferencje.

W ramach współpracy biznesowej możemy przetwarzać dane osobowe i inne informacje uzyskane za pośrednictwem poczty elektronicznej, wizytówek, aplikacji, komunikatorów itp.

Dane osobowe podlegające przetwarzaniu mogą obejmować wyżej wymienione kategorie, a także informacje o partnerach i/lub ich przedstawicielach, takie jak:

• imie i nazwisko;
• stanowisko;
• numery telefonów kontaktowych;
• adresy e-mail.

Oprócz powyższych metod przetwarzania, Ajax wykorzystuje technologie sztucznej inteligencji (zwane dalej „AI”) w celu poprawy wydajności operacji wewnętrznych i procesów, a także w celu uproszczenia komunikacji.

Dane przetwarzane przez sztuczną inteligencję mogą w niektórych przypadkach obejmować dane osobowe, które identyfikują osobę fizyczną, w zakresie, że takie dane: a) są publicznie dostępne; b) zostały dobrowolnie dostarczone przez użytkownika.

W szczególności może to obejmować:

• dane osobowe (imię, nazwisko, imię ojca);
• dane kontaktowe (numery telefonów, adresy e-mail);
• informacje uzyskane z wizytówek, zapytań itp.

Dane te mogą być przetwarzane przez nasze narzędzia sztucznej inteligencji i podmioty przetwarzające dane w celu ułatwienia obsługi Twoich żądań. W większości przypadków oznacza to, że AI pomaga przygotować szkic odpowiedzi lub ustala odpowiednią kategorię Twojego zapytania. W ograniczonych przypadkach AI może wygenerować odpowiedź bezpośrednio dla Ciebie, a Ty zawsze możesz wybrać kontakt z pracownikiem Ajax zamiast tego. Wykorzystanie sztucznej inteligencji do przetwarzania danych nie prowadzi do podejmowania wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Twoją sytuację. Do określonego przetwarzania angażujemy usługodawców, którzy zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych. Jednocześnie podkreślamy, że przetwarzanie danych przez firmę Ajax ma ograniczony zakres i odbywa się wyłącznie w celu poprawy efektywności wewnętrznych procesów oraz w celach z tym związanych.

3. Do czego potrzebujemy Twoich danych

• Wszystkie dane, które otrzymujemy za pośrednictwem naszych wewnętrznych systemów bezpieczeństwa lub gdy użytkownik korzysta z naszych Produktów lub Usług, są przetwarzane wyłącznie w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Oznacza to, że przetwarzamy takie dane, aby realizować warunki umowy zawartej z nami. Nie gromadzimy żadnych informacji, które nie są niezbędne do świadczenia tych usług.
• Ponadto zebrane dane mogą być wykorzystywane do celów analitycznych i poprawy doświadczenia użytkownika w ramach naszego uzasadnionego interesu. Dane te są przetwarzane wyłącznie przez Ajax i nie są przekazywane stronom trzecim do przetwarzania.
• Jeśli wyrazisz zgodę na subskrypcję naszego newslettera, będziemy przesyłać drogą e-mailową istotne informacje o naszej firmie i nowych produktach. Wyrażając zgodę na otrzymywanie newslettera, akceptujesz również wykorzystanie swoich danych do celów personalizacji, abyśmy mogli dostosować treści tak, aby były dla Ciebie jak najbardziej istotne i interesujące.
• Jeśli napotkasz jakiekolwiek trudności lub problemy techniczne z urządzeniem, możesz przesłać nam raport o problemie zawierający plik dziennika zdarzeń z aplikacji. Przetworzymy te dane w celu rozwiązania problemu i poprawy jakości naszych Produktów i Usług. Podstawą przetwarzania danych jest nasz uzasadniony interes polegający na zwiększaniu konkurencyjności naszych rozwiązań na rynku.
• Przetwarzamy również dane kontaktowe z Twojego urządzenia — za Twoją zgodą — wyłącznie w celu wysyłania zaproszeń do osób, które dodajesz do Produktu (np. ich adresy e-mail lub numery telefonów).
• Ponadto możemy przetwarzać dane osobowe użytkownika w celu zapewnienia skutecznej i wydajnej komunikacji. Obejmuje to przypadki, w których kontaktujesz się z nami w sprawie współpracy lub zapytania o nasze urządzenia albo ubiegasz się o stanowisko w naszej firmie.

Poniżej znajduje się kilka przykładów tego, w jaki sposób wykorzystujemy dane użytkowników:

• do utrzymania konta i tworzenia kopii zapasowych danych;
• do rejestrowania informacji (plików dziennika) w dzienniku zdarzeń i rozwiązywania problemów z nieprawidłowym działaniem urządzenia;
• do wysyłania powiadomień w aplikacjach Ajax (w każdej chwili można dostosować preferencje powiadomień w ustawieniach aplikacji mobilnej);
• do wysyłania wiadomości marketingowych, na które się zapisałeś;
• aby odpowiadać na Twoje zgłoszenia i świadczyć wsparcie klienta;
• do przetwarzania zapytań użytkowników i nawiązywania z nimi komunikacji w celach biznesowych lub personalnych.

Twoje dane mogą być również wykorzystywane w powiązaniu z usługą Ajax Response, przeznaczoną do użytku przez jednostki odpowiedzi użytkowników PRO (w tych przypadkach Dostawców usług, którzy są firmami monitorującymi) w celu obsługi zdarzeń.

4. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe

Przechowujemy dane osobowe przez cały okres współpracy z klientem, z wyjątkiem niektórych rodzajów informacji, w tym:

• lista zdarzeń w aplikacjach mobilnych i komputerowych Ajax (dla użytkowników końcowych i użytkowników PRO), w tym Ajax Response:

  • ograniczone do 500 wpisów, przechowywana nie dłużej niż 2 lata;
  • ograniczone do 4000 wpisów dla Ajax Superior MegaHub, przechowywanych nie dłużej niż 2 lata;

• Dziennik zdarzeń konta firmowego w aplikacji Ajax PRO Desktop: przechowywany przez okres do 3,5 roku. Pliki multimedialne w dzienniku zdarzeń konta firmowego są przechowywane przez okres od 7 dni do 2 lat, w zależności od ustawień profilu klienta.

Niektóre rodzaje danych — takie jak imię i nazwisko, stanowisko oraz dane kontaktowe przedstawicieli określonych w umowach — mogą być przechowywane po zakończeniu okresu współpracy. Jest to konieczne do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych.

• Zawsze usuwamy dane osobowe po tym, jak klient zdecyduje się zamknąć swoje konto i wyśle żądanie na adres privacy@ajax.systems. W takich przypadkach zaprzestajemy świadczenia usług na rzecz klienta i nie ma już potrzeby przechowywania jego danych.
• Dane mogą również pozostać w zaszyfrowanych kopiach zapasowych do dwunastu (12) miesięcy, używanych wyłącznie do odzyskiwania po awarii, po czym są trwale usuwane.
• Jeśli chcesz zrezygnować z subskrypcji naszych newsletterów, możesz to zrobić w dowolnym momencie, klikając przycisk Anuluj subskrypcję znajdujący się na dole dowolnej otrzymanej wiadomości e-mail lub wysyłając prośbę na adres privacy@ajax.systems. Przestaniesz wtedy otrzymywać od nas kolejne wiadomości.
• Pliki dziennika zdarzeń na naszych serwerach są przechowywane nie dłużej niż 7 dni.

5. Czy twoje dane są udostępniane stronom trzecim

Możemy przekazywać Twoje dane osobowe podmiotom trzecim tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do świadczenia usług, z których korzystasz. Może to obejmować udostępnianie danych naszym dostawcom i dostawcom usług, którzy wspierają działanie naszych Produktów i Usług — na przykład w zakresie hostingu danych, wsparcia technicznego oraz/lub rozwiązywania problemów.

Zapewniamy, że wszystkie strony trzecie utrzymują poziom ochrony danych osobowych zgodny z tym, jaki utrzymuje Ajax.

Możemy również udostępniać Twoje dane kontaktowe (w tym numer telefonu, pseudonim/alias oraz adres e-mail) Dostawcom usług ochrony fizycznej, jeśli złożysz takie żądanie, wybierając dostawcę w aplikacji Ajax. Należy pamiętać, że dostawcy ci są niezależnymi administratorami danych i ponoszą pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych osobowych użytkownika.

W przypadku gdy Dostawca usług należy do Organizacji w aplikacji Ajax PRO Desktop, Firma Główna tej organizacji (firma stojąca na czele Organizacji) również ma dostęp do tych samych danych dotyczących Twojego systemu w tym samym zakresie. Wynika to z własnych decyzji organizacyjnych Twojego Dostawcy usług, a nie z działań firmy Ajax. Zostaniesz powiadomiony w aplikacji Ajax Security System, jeśli dotyczy to Ciebie. W razie wszelkich pytań skontaktuj się bezpośrednio z Twoim Dostawcą usług.

Na żądanie użytkownika — wysłane z autoryzowanego adresu e-mail lub numeru telefonu — możemy wysłać do takiego dostawcy wiadomość SMS z kodem autoryzacyjnym. Kod ten jest wymagany do rejestracji lub aktualizacji konta. Chociaż współpracujemy wyłącznie z wiarygodnymi partnerami prezentowanymi w naszych aplikacjach, zalecamy wcześniejsze zapoznanie się z ich polityką prywatności przed udostępnieniem danych.

6. Jak chronimy Twoje dane

Poważnie traktujemy cyberbezpieczeństwo i wdrożyliśmy szereg środków organizacyjnych i technicznych w celu zmniejszenia ryzyka. Obejmują one zapory sieciowe, szyfrowanie danych i kontrolę dostępu opartą na uprawnieniach.

Twoje dane są chronione unikalnymi nazwami użytkownika i hasłami. W przypadku szczególnie wrażliwych kanałów komunikacji z naszymi Produktami lub Usługami stosujemy uwierzytelnianie serwera i zabezpieczone połączenia.

Podczas obsługi zgłoszeń i zapytań stosujemy dodatkowe środki ochrony, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do danych osobowych. W szczególności stosujemy dwuskładnikowe uwierzytelnianie, aby zweryfikować Twoją tożsamość przed ujawnieniem wszelkich informacji lub podjęciem działań dotyczących danych osobowych.

Jednocześnie zdajemy sobie sprawę, że dane uwierzytelniające lub urządzenia osobiste mogą zostać naruszone. W takich przypadkach prosimy o natychmiastowy kontakt z naszym zespołem wsparcia technicznego.

7. Jakie masz prawa dotyczące danych osobowych

Użytkownikowi przysługują następujące prawa w odniesieniu do jego danych osobowych:

• prawo do informacji;
• prawo dostępu;
• prawo do sprostowania;
• prawo do usunięcia danych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu;
• prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu procesowi podejmowania decyzji i profilowaniu;
• prawo do wycofania zgody;
• prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego w kraju zamieszkania lub zatrudnienia.

Aby uzyskać więcej informacji o swoich prawach i sposobach ich wykonywania, pomocne mogą okazać się wytyczne opublikowane przez UK Information Commissioner's Office jako ogólne wyjaśnienie tych praw.

8. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Jeśli subskrybujesz nasz newsletter, możemy wykorzystywać Twoje dane do personalizowania treści otrzymywanych wiadomości e-mail.

Ponadto możemy korzystać ze zautomatyzowanych systemów w celu poprawy jakości naszego wsparcia technicznego, serwisowego oraz pozostałych czynności związanych z obsługą. W szczególności obejmuje to:

• automatyczne sortowanie i przetwarzanie zgłoszeń otrzymanych przez usługę wsparcia technicznego;
• prowadzenie analiz wewnętrznych;
• monitorowanie jakości świadczenia usług, w tym korzystanie z narzędzi automatycznych po rozwiązaniu zgłoszenia wsparcia w celu analizy pisemnej komunikacji między klientem a naszym zespołem wsparcia w celu wykrycia sygnałów negatywnych emocji lub niezadowolenia, wyłącznie na podstawie tekstu komunikacji i bez identyfikacji biometrycznej.

Nie stosujemy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które skutkowałyby skutkami prawnymi lub innymi istotnymi konsekwencjami.

9. Pliki cookies

Podczas odwiedzania naszej strony internetowej na Twoim urządzeniu zapisywane są pliki cookie. Sekcja ta wyjaśnia, dlaczego to robimy.

Możemy również udostępniać pliki cookie użytkownika i zawarte w nich informacje naszym zaufanym partnerom i dostawcom w celu świadczenia odpowiednich usług. Na przykład może to wystąpić, gdy odwiedzisz stronę Konfiguratora partnerów Ajax po wyborze konkretnego Partnera, lub gdy wypełnisz formularz, aby poprosić o konsultację z Partnerem.

Podczas świadczenia usług w witrynie możemy przekazywać identyfikatory użytkownika naszym partnerom i dostawcom — w tym adres IP, identyfikator reklamowy urządzenia i identyfikatory plików cookie.

Należy pamiętać, że nie gromadzimy, nie wykorzystujemy ani nie przekazujemy takich informacji bez zgody użytkownika.

Jeśli chcesz wycofać swoją zgodę lub zrezygnować z udostępniania swoich danych i informacji naszym partnerom i dostawcom, możesz przesłać prośbę za pośrednictwem naszego Formularza zgłoszenia dotyczącego danych osobowych.

Możesz również zapobiec przechowywaniu plików cookie na swoim urządzeniu, blokując je lub usuwając w ustawieniach przeglądarki. Instrukcje jak to zrobić są dostępne na stronie https://www.aboutcookies.org.

Strona internetowa Ajax wykorzystuje następujące rodzaje plików cookie:

• pliki cookie służące do podsumowania Twoich doświadczeń związanych z korzystaniem z naszej strony internetowej;
• pliki cookie wykorzystywane do analizy interakcji użytkownika z witryną i oceny jej jakości;
• pliki cookie związane z reklamami, które umożliwiają nam wyświetlanie spersonalizowanych reklam naszych Produktów i Usług na innych stronach internetowych. Część tych plików cookie może zawierać dane dotyczące Twoich zainteresowań, ustalane na podstawie aktywności podczas przeglądania strony.

10. Jak Ajax przestrzega europejskich i międzynarodowych przepisów dotyczących ochrony danych

Ajax przestrzega obowiązujących europejskich i międzynarodowych przepisów dotyczących ochrony danych. W tym celu firma wdrożyła szereg środków, mechanizmów i procedur. W szczególności stosujemy zasady ograniczenia przetwarzania danych (privacy by design i privacy by default), minimalizacji danych oraz rygorystycznej kontroli dostępu do danych osobowych. Wewnętrzne zasady Ajax regulują gromadzenie, przechowywanie, przetwarzanie, usuwanie i inne powiązane działania.

Przekazując dane osobowe stronom trzecim, Ajax podejmuje szereg środków technicznych i organizacyjnych oraz stosuje standardowe klauzule umowne spełniające wymogi prawa UE.